De uitdaging van toepasbare regels

Het archiveren van informatieproducten draait niet om de gebruikte applicatie of productiemethode. De kern ligt in het duurzaam vastleggen van een informatieproduct, inclusief metadata die zowel context als inhoud beschrijft. Het is cruciaal om te weten welke regels en wetgeving golden bij de totstandkoming van dat informatieproduct. Dit geldt voor documenten, maar net zo goed voor producten zoals toeslagen, vergunningen en uitkeringen.

In onze digitale wereld, waar veranderingen snel en vaak plaatsvinden, is het reconstrueren van context en historie een complexe uitdaging. Het gebrek aan bestuurlijk besef over het belang van metadata vergroot dit probleem alleen maar. Metadata vormt de sleutel tot compliance en effectieve archivering. Een oplossing ligt in bronarchivering: informatieproducten direct na vrijgave formeel archiveren. Dit voorkomt achterstanden, zorgt ervoor dat elke wijziging als een nieuwe versie wordt vastgelegd, en borgt de historie als digitaal erfgoed.

Archiefwet 1995 en de aankomende modernisering

De huidige Archiefwet 1995, gebaseerd op papieren archieven, is niet meer toereikend in het snelle digitale tijdperk. Een nieuwe, gemoderniseerde Archiefwet moet hier verandering in brengen en treedt naar verwachting op 1 januari 2026 in werking. De belangrijkste wijzigingen zijn:

• Snellere overbrenging: Documenten worden na 10 jaar (in plaats van 20) overgedragen aan archiefinstellingen.
• Digitale toegankelijkheid: Normen voor duurzame opslag en uniforme kwaliteit verbeteren het beheer van digitale informatie.
• ‘Comply or explain’-normen: Overheden moeten archiefnormen volgen of afwijkingen toelichten.
• Strengere openbaarheidsregels: Beperkingen op toegang tot documenten vereisen een duidelijke motivering en publicatie.

Deze aanpassingen zijn gericht op betere toegankelijkheid, transparantie en het toekomstbestendig maken van archiefbeheer.

Waarom toepasbare regels archiveren essentieel is

De recente toeslagenaffaire en WIA-affaire tonen aan hoe belangrijk het is om informatie retrospectief te kunnen beoordelen. Niet alleen om fouten te corrigeren, maar ook om te begrijpen onder welke regelgeving een besluit destijds is genomen.

In de wereld van fysieke producten is dit al decennia normaal, bijvoorbeeld bij vliegtuigonderhoud. Als een vliegtuig na 15 jaar en verschillende revisies verongelukt, moeten producenten en eigenaren kunnen aantonen welke regels en wetgeving van toepassing waren bij productie en onderhoud.

Het ‘dynamisch reconstrueren van de geschiedenis’ is vaak complex doordat context ontbreekt en herinneringen vervagen. Het bekende ‘geen actieve herinnering meer hebben’. Websites met regels en verordeningen, zoals het Omgevingsloket, maken dit nog uitdagender, vooral bij overlappende en continu veranderende wetgeving. Hoewel het Nationaal Archief richtlijnen biedt, blijft het vastleggen van veranderingen in virtuele digitale omgevingen een grote technische en organisatorische opgave.

Verantwoordelijkheden en de rol van bronarchivering

Overheden dragen de verantwoordelijkheid voor correcte en actieve archivering. Toch kampen veel organisaties met enorme achterstanden: miljoenen of zelfs miljarden digitale bestanden die nog niet zijn gearchiveerd, niet zijn geclassificeerd of waarvan essentiële metadata ontbreekt. Deze achterstand leidt tot groeiende compliance- en governanceproblemen, waar bestuurders steeds vaker direct op worden aangesproken. Het herstellen van deze achterstanden wordt met de dag moeilijker en kostbaarder en maakt ook effectief gebruik en training van interne AI-toepassingen onmogelijk.

Bronarchivering biedt een oplossing: informatieproducten worden direct na vrijgave formeel gearchiveerd. Dit voorkomt achterstanden en zorgt ervoor dat wijzigingen automatisch als nieuwe versies worden vastgelegd. Door metadata vanaf de bron te integreren, kunnen overheden eenvoudiger voldoen aan de eisen van de nieuwe Archiefwet en de publieke verantwoordelijkheid voor toegankelijkheid en transparantie waarmaken.

Toepassingen en geldigheden

Het beheren van configuraties van producten, fysiek of digitaal, komt neer op het beheren van toepassingen en geldigheden van de samenstelling van die producten. Dit vormt de basis van product lifecycle management. Gecontroleerd vrijgeven en archiveren aan het begin van de lifecycle is cruciaal om tijdens de levensduur de compliance van een product te garanderen, ook retrospectief.

Het gaat daarbij om vragen als: Welke onderliggende data van een product was geldig op welk moment in de tijd? Of: Welke data was voor welk product op welk moment van toepassing? Dit vormt de basis voor een federatief datastelsel waarmee overheidsinstanties data kunnen beheren en hergebruiken over verschillende sectoren heen.

Conclusie

De nieuwe Archiefwet 2026 is een noodzakelijke stap in het moderniseren van ons archiefbeheer en ondersteunt het realiseren van een federatief datastelsel. De focus op digitale toegankelijkheid, toegepaste regels en configuratiemanagement vanaf de bron biedt kansen om duurzame archivering te waarborgen.

Het succes van deze modernisering hangt af van de mate waarin overheden metadata en bronarchivering omarmen. Alleen door nu te investeren in bewustwording en technologie kunnen we niet alleen onze digitale geschiedenis veiligstellen voor toekomstige generaties, maar ook deze digitale erfenis in retrospectief laten herleven.

Photo by Bernd 📷 Dittrich on Unsplash

—————-   vertaald door ChatGPT   ——————

Reconstructing Digital Context and History

The Challenge of Applicable Rules

Archiving information products is not about the application or production method used. The essence lies in the sustainable preservation of an information product, including metadata that describes both its context and content. It is crucial to understand the rules and legislation in place during the creation of that information product. This applies not only to documents but also to products like benefits, permits, and subsidies.

In our digital world, where changes occur rapidly and frequently, reconstructing context and history is a complex challenge. The lack of administrative awareness about the importance of metadata only exacerbates this issue. Metadata is the key to compliance and effective archiving. A potential solution is source archiving: formally archiving information products immediately after their release. This approach prevents backlogs, ensures that every change is recorded as a new version, and safeguards the history as digital heritage.

The 1995 Archives Act and Upcoming Modernisation

The current 1995 Archives Act, which was designed for paper archives, is no longer sufficient in today’s fast-paced digital era. A new, modernised Archives Act aims to address this and is expected to come into effect on January 1, 2026. The key changes include:

• Faster transfer: Documents will be transferred to archival institutions after 10 years (instead of 20).
• Digital accessibility: Standards for sustainable storage and uniform quality will improve the management of digital information.
• ‘Comply or explain’ standards: Government agencies must adhere to archival standards or explain deviations.
• Stricter transparency rules: Restrictions on access to documents require clear justification and publication.

These adjustments aim to enhance accessibility, transparency, and the future-proofing of archival management.

Why Archiving Applicable Rules is Essential

The recent benefits scandal and WIA affair highlight the importance of being able to retrospectively assess information. This is essential not only to correct errors but also to understand which regulations were in place when a decision was made.

In the realm of physical products, this has been standard practice for decades, such as in aircraft maintenance. If an aircraft crashes after 15 years and several overhauls, manufacturers and owners must be able to demonstrate which rules and regulations applied during production and maintenance.

The “dynamic reconstruction of history” is often challenging because context is missing and memories fade—commonly referred to as “no active recollection.” Websites containing rules and regulations, such as the Environment Portal (Omgevingsloket), add to the complexity, particularly with overlapping and continuously changing legislation. While the National Archives provides guidelines, capturing changes in virtual digital environments remains a significant technical and organisational challenge.

Responsibilities and the Role of Source Archiving

Governments are responsible for accurate and active archiving. Yet, many organizations struggle with enormous backlogs: millions or even billions of digital files that have not been archived, remain unclassified, or lack essential metadata. This backlog leads to growing compliance and governance issues, with leaders increasingly being held directly accountable. Addressing these backlogs becomes more difficult and expensive with each passing day and hampers the effective use and training of internal AI applications.

Source archiving offers a solution: information products are formally archived immediately after their release. This prevents backlogs and ensures that changes are automatically recorded as new versions. By integrating metadata from the source, governments can more easily comply with the requirements of the new Archives Act and uphold their public responsibility for accessibility and transparency.

Applications and Validities

Managing configurations of products—whether physical or digital—entails managing the applications and validities of those product compositions. This forms the foundation of product lifecycle management. Controlled release and archiving at the start of the lifecycle are crucial to ensuring compliance throughout the product’s lifespan, even retrospectively.

Key questions include: Which underlying data of a product was valid at a given moment in time? Or: Which data applied to which product at what time? This lays the groundwork for a federated data system that enables government agencies to manage and reuse data across different sectors.

Conclusion

The new Archives Act of 2026 is a necessary step in modernising our archival management and supports the realisation of a federated data system. The focus on digital accessibility, applicable rules, and configuration management from the source offers opportunities to ensure sustainable archiving.

The success of this modernisation depends on the extent to which governments embrace metadata and source archiving. Only by investing in awareness and technology today can we not only secure our digital history for future generations but also revive this digital legacy retrospectively.