Notarisatie is het proces waarbij de feiten in een document worden gecontroleerd en officieel worden bekrachtigd. Dit is vaak een noodzakelijke stap wanneer u documenten (ook) in het buitenland wilt gebruiken. In veel gevallen moeten deze documenten eerst worden genotariseerd voordat ze legaal kunnen worden gedeeld of in een proces kunnen worden gebruikt. Bij notariële betekening controleert een notaris de identiteit van de ondertekenaar en diens bevoegdheid om het document te ondertekenen. 

Het document kan op twee andere manieren gelegaliseerd en (internationaal) erkend worden: de rechtbank plaatst een apostille (stempel of sticker) op het document die bevestigt dat de handtekening authentiek is. Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag, waardoor documenten met een apostille direct geldig zijn in alle deelnemende landen. Legalisatie kan ook via het Consulair Dienstencentrum (CDC). Dit proces zorgt ervoor dat de echtheid van het document wordt erkend door andere buitenlandse autoriteiten. Door deze stappen is het internationaal erkend en kan het document zonder problemen in het buitenland worden gebruikt.

Digitaal Notariëren: Van Papier naar Online

Traditioneel was notariëren een face-to-face proces. De notaris en de betrokkene moesten fysiek bij elkaar zijn om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren en de geldigheid van de documenten goed te keuren. Deze pen-en-papier methode was echter omslachtig en gevoelig voor fouten, met risico’s zoals:

• Document- en identiteitsfraude door vervalsing van handtekeningen en ID-kaarten.
• Mogelijkheid tot misleiding over iemands identiteit.
• Risico op verlies, diefstal of vernietiging van papieren documenten.
• Bewijskracht die enkel afhing van papieren documenten en handtekeningen, die betwist konden worden.

Om deze problemen te verhelpen, werd in 2011 in de Amerikaanse staat Virginia Remote Online Notarization (RON) wettelijk ingevoerd. Dit innovatieve proces stelde notarissen in staat om documenten op afstand te bekrachtigen via online verificatieprocedures. De wetgeving stelde strikte normen vast voor identiteitscontrole en bescherming tegen manipulatie van het notariszegel.

Met de opkomst van digitale transacties en de groeiende acceptatie van online zakelijke deals en overheidsdiensten, werd RON in steeds meer staten en landen erkend. De coronapandemie versnelde deze ontwikkeling verder, omdat de noodzaak van veilige, op afstand uitgevoerde transacties steeds groter werd. Inmiddels heeft digitaal notariëren – inclusief digitaal ondertekenen – de historische beperkingen van de traditionele inkt-en-papiermethode grotendeels overwonnen en biedt het een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige oplossing voor notariële diensten.

Data Notarisatie: Vertrouwen in Data en Technologie

Het vertrouwen in data en technologie speelt een steeds grotere rol in onze economie. Het Internet of Things (IoT) en de opkomst van cloudplatformen leidden niet alleen tot een explosieve groei van data, maar ook wordt data vaker uitgewisseld en gedeeld. Het beheer van de verschillende lagen, systemen en services binnen een dataplatform vormt de complexe essentie voor de kwaliteit, betrouwbaarheid en legitimiteit van data.

Helaas wordt de beveiliging en betrouwbaarheid van data vaak uitsluitend vanuit een preventief perspectief benaderd. Dit betekent dat er vooral wordt nagedacht over het beveiligen van data aan het begin van de data-levenscyclus, terwijl juist in de latere stadia – wanneer data is gebruikt en/of gedeeld – de noodzaak voor betrouwbaarheid en verificatie het grootst is. Immers dan is de data buiten uw eigen systeem-invloed gekomen of moet wellicht achteraf worden onderzocht wat waar misging. 

Data notarisatie is een logische stap in de borging van dit proces: het verifiëren en legaliseren van data voordat deze gedeeld wordt. Dit betekent dat alle betrokken partijen moeten kunnen aantonen dat hun data – vooraf en potentieel achteraf – kan worden gecontroleerd en dat deze goedkeuring vervolgens ook formeel is bekrachtigd en vastgelegd. Data notarisatie:

• Verifieert de integriteit en authenticiteit van data tussen de bron en de uiteindelijke gebruiker.
• Maakt het proces transparant en klaar voor audits vooraf en achteraf.
• Biedt fraudebestendige data-uitwisseling zonder de interoperabiliteit in gevaar te brengen.

Door middel van cryptografische technieken en timestamping wordt een onweerlegbaar bewijs van de herkomst en betrouwbaarheid van data geleverd. Dit creëert een solide basis voor dataconsumenten, die hierdoor verzekerd zijn van de kwaliteit van de gegevens die ze gebruiken. Hiervoor worden steeds meer op gedistribueerde blockchain gebaseerde methoden gebruikt. 

Het Oude Mantra van Kwaliteitsborging

Kwaliteitsborging is een eeuwenoud principe, maar kreeg in de jaren tachtig een nieuwe impuls door de opkomst van elektronische procesautomatisering en het Japanse kwaliteitsdenken. Een belangrijke methode hierbij is procesgerichte kwaliteitsborging, waarbij het realtime proces dusdanig is ingericht dat het geen verkeerde producten c.q. non-kwaliteit kán produceren, mits:

• Het eerste product in een productiereeks nauwlettend wordt gemeten en gecontroleerd. Als dit product voldoet aan de kwaliteitsnormen, moet worden aangenomen dat de rest van de serie ook goed is. Het proces c.q. de machine kan immers niet anders.
• Aan het einde van een productieserie opnieuw een uitgebreide controle plaatsvindt. Als dit product eveneens voldoet, voldoet de gehele productiereeks daar tussen in, aan de in het proces ingestelde kwaliteitsnormen.

Deze op veel plaatsen geaccepteerde kwaliteitsmanagement methode elimineert fouten en zorgt voor een betrouwbare kwaliteitsborging binnen een productieproces. Ook voor dataverwerkingsprocessen kan dit type kwaliteitsborging worden ingebouwd; denk aan de smart-contracts die binnen een blockchain, vaste en onveranderlijke geprogrammeerde stappen uitvoeren en direct eenduidig vastleggen.

Naast de procesborging dient ook de kwaliteit van de input van het proces – het gebruikte ruwe materiaal of de ruwe data – geborgd te zijn. Hoe goed een proces ook is ingeregeld, als de input niet de minimale kwaliteit heeft, is de uitkomst van het proces nog steeds niet te vertrouwen. Ingangscontrole is een additionele maar wel aparte schakel van het totale kwaliteitsproces. Hier komt data notarisatie om de hoek kijken. 

Data Notarisatie in de B2B-context

In mijn eerdere blog ‘Data Sharing: Samenwerken in een Digitale Wereld’ stelde ik al dat vooral transparantie, privacy en controle over eigen data cruciaal zijn en maakt de volgende vragen belangrijker dan ooit: Hoeveel inzicht geef je anderen in je bedrijfsdata? Welke afspraken maak je over het gebruik en de bescherming ervan en hoe zorg je ervoor dat alle partijen voldoen aan de wetgeving? En hoe toon je niet alleen vooraf, maar vooral achteraf aan dat alle gedeelde data voortdurend an alle eisen compliance en risk-management voldeed. Nu business-to-business (B2B) data sharing steeds belangrijker wordt, is een goed opgezet data-notariëringsproces essentieel voor betrouwbare samenwerking. 

Data-notariëring biedt zekerheid over betrouwbaarheid en herkomst van gedeelde gegevens. Daarnaast is het van cruciaal belang om betrouwbare loggegevens te hebben die aantonen wanneer en waar deze data werd aangeboden en/of gebruikt. Maar ook hoe en wanneer iets mis ging. Deze logbestanden registreren immers ook ongebruikelijke activiteiten, de herkomst van bijvoorbeeld een aanval of de aanwezigheid van onbekende kwetsbaarheden. Dit onderstreept het belang van monitoring en robuust logbeheer als essentieel onderdeel van niet alleen van cybersecurity en fraudepreventie, maar ook van data-notarisatie. En het maakt ook duidelijk dat bij een goed data-notarisatie een digitale blackbox een must is.

Conclusie
Of het nu gaat om documenten of data, notarisatie blijft een cruciale stap om vertrouwen, authenticiteit en legaliteit voor aangeleverde informatie te garanderen bij data sharingsprocessen zoals het koppelen van data spaces. Data-notarisatie biedt nieuwe kansen voor een efficiënte en veilige manier van zakendoen in een steeds meer verbonden wereld.

Photo by mk. s on Unsplash

—————–   Translated by ChatGPT   —————–

Notarization and Legalization of Data and Documents

Notarization is the process of verifying the facts stated in a document and officially certifying them. This is often a necessary step when you need to use documents (also) abroad. In many cases, these documents must first be notarized before they can be legally shared or used in a legal process. During notarization, a notary verifies the identity of the signer and their authority to sign the document.

The document can then be legalized and (internationally) recognized in two ways:

• Apostille via the court – A court places an apostille (stamp or sticker) on the document, confirming the authenticity of the signature. The Netherlands is a party to the Apostille Convention, meaning that documents with an apostille are directly valid in all participating countries.
• Legalization via the Consular Service Center (CDC) – For countries not covered by the Apostille Convention, the document must be legalized through the CDC. This process ensures that the authenticity of the document is recognized by foreign authorities.

By following these steps, your document is internationally recognized and can be used abroad without issues.

Digital Notarization: From Paper to Online

Traditionally, notarization was a face-to-face process. The notary and the individual had to be physically present to verify the signer’s identity and approve the validity of the documents. However, this pen-and-paper method was cumbersome and prone to errors, with risks such as:

• Document and identity fraud through forgery of signatures and ID cards.
• The possibility of deception regarding someone’s identity.
• The risk of loss, theft, or destruction of paper documents.
• Proof relying solely on paper documents and signatures, which could be disputed.

To address these issues, Remote Online Notarization (RON) was legally introduced in 2011 in the U.S. state of Virginia. This innovative process allowed notaries to validate documents remotely through online verification procedures. The legislation set strict standards for identity verification and protection against manipulation of the notary seal.

With the rise of digital transactions and the increasing acceptance of online business deals and government services, RON has been recognized in more and more states and countries. The COVID-19 pandemic further accelerated this development, as the need for secure, remote transactions grew. Today, digital notarization has largely overcome the historical limitations of the traditional ink-and-paper method, offering a more efficient, secure, and future-proof solution for notarial services.

Data Notarization: Trust in Data and Technology

Trust in data and technology is playing an increasingly important role in our economy. The Internet of Things (IoT) and the rise of cloud platforms have led to an explosive growth in data. Managing the different layers, systems, and services within a data platform is becoming increasingly complex, while remaining essential for ensuring the quality, reliability, and legitimacy of data.

Unfortunately, data security and reliability are often approached solely from a preventive perspective. This means the focus is primarily on securing data at the beginning of its lifecycle, while in the later stages—when data is used and/or shared—the need for reliability and verification is actually the greatest. After all, at that point, the data has left your direct system control.

Data notarization is the next logical step in this process: verifying and legalizing data before it is shared. This means that all involved parties must be able to prove that their data has been verified and that this approval has also been formally certified.

Data notarization:

• Verifies the integrity and authenticity of data between the source and the final user.
• Makes the process transparent and audit-ready.
• Provides fraud-proof data exchange without compromising interoperability.

Through cryptographic techniques and timestamping, irrefutable proof of the origin and reliability of data is delivered. This creates a solid foundation for data consumers, ensuring them of the quality of the data they use. For this, increasingly more distributed blockchain-based methods are being used.

The Old Mantra of Quality Assurance

Quality assurance is an age-old principle but gained new momentum in the 1980s with the rise of process automation and Japanese quality thinking. An important method in this regard is process-oriented quality assurance, where:

• The first product in a production series is extensively measured. If it meets quality standards, the rest of the series is assumed to be of the same quality.
• At the end of a production series, another extensive check takes place. If this final product also meets the standards, it is assumed that the entire production meets the quality requirements.

This widely accepted quality management method eliminates errors and ensures reliable quality assurance within a production process. The same type of quality assurance can also be integrated into data processing; consider smart contracts within a blockchain, which execute fixed and immutable programmed steps and record them unambiguously in real-time.

In addition to process assurance, the quality of the input—whether raw materials in production or raw data in data processing—must also be guaranteed. No matter how well a process is structured, if the input does not meet the minimum quality requirements, the outcome remains unreliable. Input validation is an additional but distinct component of the overall quality process. This is where data notarization comes into play.

Data Notarization in the B2B Context

In my earlier blog, “Data Sharing: Collaborating in a Digital World,” I already stated that transparency, privacy, and control over one’s own data are crucial. This raises important questions:

• How much insight do you give others into your business data?
• What agreements do you make about its use and protection?
• How do you ensure that all parties comply with regulations?
• How do you not only prove compliance upfront but also continuously and retrospectively?

As business-to-business (B2B) data sharing becomes more critical, a well-structured data notarization process is essential for reliable collaboration. A good data notarization process can provide a solution by ensuring the trustworthiness and provenance of shared data.

A data notarization process ensures the reliability and origin of shared data. Additionally, it is crucial to have reliable log data that records how and when this data was provided and with whom it was shared. These log files also capture any unusual activities, the origin of potential attacks, and the exploitation of unknown vulnerabilities. This highlights the importance of robust monitoring and log management as an essential component not only of cybersecurity and fraud prevention but also of data notarization. Moreover, it makes clear that a proper data notarization process must include a digital black box.

Conclusion

Whether it concerns documents or data, notarization remains a crucial step in ensuring trust, authenticity, and legality. The shift toward data notarization offers new opportunities for an efficient and secure way of doing business in an increasingly interconnected world.