Soms wordt in één week diverse malen een woord in de oude betekenis gebruikt. In mijn geval was dat het woord ‘register’ in relatie met digitale transformatie en datacentrisch denken: “we moeten meer in registers denken”. In elektronische processoren worden instructies, geheugenadressen en data in het instructieregister en in de adres- en data registers geplaatst en vervolgens verwerkt. Maar dit deel van de computertechniek is intussen zo diep onder motorkap van de cloud gekomen, dat je deze oude betekenis van dataregister niet zo vaak meer hoort. 

De algemeen betekenis van register zijn lijsten over mensen en dingen; zoals de baby is opgenomen in het geboorteregister. Of, achter in het boek zit een register met gebruikte begrippen. Of als boek voor regelmatige ‘optekening’ van bijvoorbeeld ontvangsten en uitgaven, of een journaal of dagboek. Tegenwoordig hoor je het woord ‘register’ ook in het kader van privacy en AVG: het verwerkingsregister of dataregister als verplichting om verwerkingen van persoonsgegevens binnen een organisatie inzichtelijk te maken. In principe natuurlijk dezelfde betekenis: data dusdanig geordend dat er eenduidig en logisch mee kan worden gewerkt. Ook geordende administratieve gegevens wordt wel registerdata genoemd.  

Digitale transformatie

Verbouwen terwijl de verkoop doorgaat. Dat is voor elke ondernemer of organisatie een uitdaging. Het bestaande moet voorlopig blijven functioneren, maar op of naast dat bestaande worden nieuwe functies, systemen en producten gebouwd en in gebruik genomen. De bestaande registers met data en registraties moeten wel ‘meegaan’ naar die nieuwe omgeving én geschikt worden gemaakt voor nieuwe functies, systemen en toepassingen. In dat kader is het voorbereiden van een digitale transformatie in eerste instantie een dataverkenning naar zowel verleden en toekomst. Welke data kunnen of moeten we als historische data apart zetten? Welke nieuwe datasets, entiteiten of attributen moeten we in onze bestaande registers kunnen registreren en vastleggen? Wat blijft hetzelfde en wat wordt anders? 

Het aloude proces van dataclassificatie wordt de laatste jaren weer belangrijker. Tijdens de explosie van client/server software werd door elke software ontwikkelaar zijn eigen datamodel en dus eigen register-opzet gebruikt. Handig en snel voor de ontwikkeling van een applicatie. Maar een ramp voor de uitwisseling van data tussen verschillende applicaties. Nog steeds zijn producten als Boomi succesvol omdat zij vele gestandaardiseerde API’s bevat en daarmee het ‘oude spel’ van ETL, automatisch tussen al die (oude) applicaties uitvoert. 

Het is alsof we voor een groep personen, die elk een verschillende taal spreken, tolken moeten inzetten om hen met elkaar te laten praten. Als het slechts enkele personen zijn, is het aantal tolken beperkt. Maar elke extra vreemde taal levert een snel groeiend aantal tolken op. Voor applicaties geldt datzelfde. Grote hoeveelheden data die in ‘aparte’ registers onderdeel zijn van een gebruikte applicatie. Op een geven moment is het slimmer om iedereen maar één taal te leren en te laten spreken. Dat geldt bij onze groei van zowel bestaande applicaties als cloud-toepassingen ook. Als iedereen dezelfde taal en dus data spreekt, zijn geen tolken meer nodig. 

Inburgeringscursus

Dus een digitale transformatie is een verplichte cursus om over alle bestaande applicaties, nieuwe cloud-toepassingen en nieuwe functies, systemen en toepassingen, dezelfde taal te leren spreken. Een soort inburgeringscursus om aan die nieuwe datacentrische digitale wereld te kunnen deelnemen. We weten dat dit soort essentiële ingrepen in een data-huishouding nogal wat overtuigingskracht, helder meesterschap en flink oefenen van de deelnemers vraagt. Immers bestaande datamodellen moeten mogelijk worden verlaten. Vanzelfsprekende inzet van data om er informatie en kennis mee te maken, zal anders worden. Ingesleten gebruik moet veranderen. Ga er als transformatie-verantwoordelijke maar aanstaan . . . 

Toch is dat één van de belangrijkste onderdelen van digitale transformaties: op een vaak nieuwe, eenduidige manier de data- en informatiehuishouding opnieuw inrichten om een robuust vertrekpunt voor de toekomst te realiseren. Nu zullen data en informatie-deskundigen dit nog kunnen begrijpen. Maar hoe leg je het uit aan de business? Zij die de onzichtbare digitale wereld vaak helemaal niet kennen. Niet anders kennen dan het kleine topje van de informatie-, applicatie- en cloud-ijsberg dat zij zien en gebruiken? Een digitale transformatie is in feite de ijsberg veranderen terwijl het topje voor de business zo veel mogelijk hetzelfde blijft. . . . 

Datacentrisch werken

Gelukkig zijn veel IT-organisaties doordrongen van het feit data in deze moderne cloud-tijd het denken vanuit de data steeds belangrijker wordt. Beetje terug naar het oude mainframe dat als ‘simpele’ digitale stoommachine het ook moest hebben van eenduidige registers met instructies, data en geheugenadressen. Het op basis van goed beheerde entiteiten en attributen, bouwen en gebruiken van data-catalogussen, data-libraries en gestructureerde metadata. 

Maar het vergt nogal wat om de business bij dit soort datavernieuwing mee te nemen en is natuurlijk ook niet echt nodig. Om een auto te kunnen besturen, hoef je niet deskundig te zijn in verbrandingsprocessen of elektromagnetische velden. Maar ze moeten wel globaal begrijpen dat eenduidige datamodellen essentieel zijn om data-uitwisseling en dus samenwerking mogelijk te maken. Net zoals het voorkomen van het gebruik van tolken om personen die verschillende talen spreken te laten samenwerken. Heel veel situaties in de technische informatie wereld is met juiste voorbeelden en vergelijkingen heel goed uit te leggen ‘aan de business’. Dat vraagt kunnen denken in modellen, virtualisaties en vergelijkingen over verschillende toepassingsgebieden heen. Voorbeelden uit het dagelijks leven gebruiken om de uitdaging of het probleem te duiden. 

Chief Meaning Officer

De uitdaging bij elke digitale transformatie is voortdurende communicatie met de business en de organisatie. Op elk niveau. Uitleggen waarom die transformatie nodig is. En uitleggen ‘what’s in for me’? In een eerdere blog ‘The Chief Meaning Officer’ vertelde ik dat echte leiders een generositeit-gen hebben. Ze vinden het fantastisch als anderen het beter gaan doen. Ze genieten van het succes van anderen en delen dit succes met iedereen. Elke organisatie moet ook plezier hebben in wat ze doen. Dat is voor transformaties niet anders.

Wees blij als vooruitgang wordt geboekt, als het beter gaat of een overwinning wordt gehaald. Al is het een kleine overwinning: vier het! Immers veel kleine overwinningen maken één grote. Een leider moet uiteindelijk ook de Chief Fun Officer zijn. Zij of hij moet zorgen dat werk zoals een transformatie leuk is. Een echte leider zorgt dat iedereen plezier in zijn werk heeft. Als de business plezier krijgt bij het zien van die verbeteringen, als zij daar actief in worden betrokken en hun relevante inbreng mogen hebben, dan pas worden transformaties succesvol. Ik heb er op die wijze vele mogen mee maken. Als betrokkene, als deelnemer en als leider. Niet is leuker dan in je carrière terug te kunnen kijken op geslaagde transformaties  . . .

Photo by Denny Müller on Unsplash