Afgelopen jaren was Arre Zuurmond onze regeringscommissaris informatiehuishouding en hij zet momenteel zijn bevindingen uit die periode op papier. Hij constateert dat de oorzaak van de slechte informatie huishouding dieper ligt dan ICT alleen. Mede door de digitalisering is de overheid een dusdanig doolhof aan systemen en applicaties geworden, dat de actieve maatschappelijke inbreng in gevaar is gekomen. De basis van een democratische rechtsstaat is immers een actief publiek domein. Zoals hij zegt: “Een overheid die maatschappelijke krachten niet in staat stelt eigen informatieposities op te bouwen, kan nooit een responsieve overheid zijn. Een overheid die gesloten informatieverzamelingen aanlegt, onthoudt de maatschappij toegang tot kennis.“ Onze overheid is zowel intern als extern een digitaal doolhof geworden.

Informatiegelijkheid tussen burger en overheid

Zoals het rapport terecht stelt, moet de overheid ervoor zorgen dat de samenleving in staat is haar eigen informatievoorziening goed te regelen. En dat is helaas niet (meer) het geval. Door de gelaagde en versnipperde organisatie die onze overheid – mede door Thorbecke – nog steeds is, is ook een gelaagd en versnipperd digitaal landschap ontstaan. Ondanks alle centrale referentie architecturen zijn toch de verschillende digitale platformen en landschappen een onoverzichtelijk doolhof geworden. Allemaal ooit goed bedoeld en met enthousiasme ontwikkeld en gebouwd, maar zoals Zuurmond terecht constateert: “De overheid trekt alle problemen naar zich toe om die vervolgens door de professionals op te laten lossen. Dat is feitelijk een vorm van medicalisering: de overheid weet het beter, wij zorgen wel voor u.” 

Ook concentreert de overheid zich te veel op de eigen informatieproblemen en heeft daardoor de burger op vele plaatsen uit het oog verloren. Een overheid moet maatschappelijke krachten in staat stellen, voor zover zij dat zelf niet kunnen, eigen informatieposities op te bouwen. De samenleving heeft immers veel oplossend en organiserend vermogen. Zij moet de mogelijkheid hebben om eigen beelden en feiten te verzamelen, te presenteren, te delen en te verwerken. En daar is het afgelopen decennia mis gegaan. De samenleving is een netwerksamenleving geworden maar de overheid heeft bij de organisatie van haar informatiehuishouding geen gelijke tred gehouden met deze transformatie. Zij legde versnipperde en gesloten informatieverzamelingen aan en bood daardoor maatschappelijke krachten geen toegang meer tot de kennis die ze heeft opgebouwd.

Datacentrisch denken.

De overheid moet ook toetreden tot de netwerkmaatschappij en dat kan zij niet vanuit de vele bestaande maar gescheiden applicaties, systemen en platformen. Vooral omdat hiervoor niet een nationaal dekkende data-architectuur en vooral niet een eenduidig datamodel en -stelsel bestaat. Kijk alleen al naar de uitdagingen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) waar data-uitwisseling over vele lagen maar ook in tijd nodig is (welk beleid was waar geldig toen deze vergunning werd verleend?). Toen de organisatorisch versnipperde overheid ooit begon met het digitaliseren van de bestaande processen binnen bestaande organisaties, is ‘vergeten’ dat hiervoor uiteindelijk een nationaal basis-datamodel nodig zou zijn, inclusief een omvattende data-architectuur en taxonomie. In feite een dekkend overheidsstelsel voor haar ‘toekomstige’ digitale informatiehuishouding. 

Je kunt daar niet iemand ‘echt’ de schuld van geven. Iedereen begon uit zijn eigen decentrale verantwoordelijk met digitaliseren, maar uiteindelijk is het gaan bloemkolen. En toen begin deze eeuw helder werd dat vernieuwing en vervanging van applicaties zich al aandiende, was door de financiële crisis hiervoor geen echte prioriteit en dus ook geen budget. Door steeds meer aan de markt over te laten, zowel wat betreft beleid maar ook het ontwerpen, ontwikkelen en bouwen, werd de nog steeds versnipperde overheid eigenaar van ook nog eens versnipperde informatiesystemen die onderling beperkt waren gekoppeld of verbonden. We zien dat in andere landen – zoals Denemarken dat vanaf het begin centrale nationale ICT aansturing had – deze omissie niet is ontstaan.

Dwingende Europese en privacywetgeving

De komst afgelopen decennia van steeds dwingender Europese en privacywetgeving, verergerde de bestaande versnippering. Het werd steeds lastiger in ‘elkaars’ dossiers te kijken zodra er ook maar iets van ‘privacy’ in die dossiers was opgenomen. We kennen allemaal de resultaten van vroeger WOB en nu WOO-verzoeken, waar grote delen zwart zijn gemaakt omdat er privacygevoelige zaken in staan. Daarnaast verbiedt Europese wetgeving steeds vaker bestaande ‘geitenpaadjes’ om informeel de formele procesknooppunten te omzeilen. En zeker in polderend Nederland waren vele processen deels informeel georganiseerd. Op zich geen probleem, maar als je formele digitale processen moet volgen, een grote handicap. 

Last-but-not-least was data niet alleen ‘opgesloten’ in vele applicatie-silo’s, ook werd data daar te lang bewaard voordat het uiteindelijk ‘publiek’ werd gearchiveerd. Ook weer de historie waarbij papieren dossiers pas laat in de levenscyclus ‘uiteindelijk’ een keer worden gearchiveerd. Maar nu, opgeslagen in vele verschillende, niet uitwisselbare digitale content- en documentsystemen, een extra handicap. Was het al niet door privacy dat ambtenaren niet in elkaars dossier konden of mochten kijken, ook nog de veelheid aan interne zaaksystemen maakt die (informatie-) uitwisseling lastig. De informatiegebieden waarbinnen ambtenaren hun werk moesten doen, werden krapper en beperkter. En de burger? Die was vergeten, wist niet wat hij niet wist en wist zeker niet waar zijn of haar informatie allemaal was opgeslagen. 

Overheid: welkom in de netwerkmaatschappij

Zoals Arre Zuurmond terecht stelt, moet de overheid nu actief en flinke vaart zorgen dat zij onderdeel van die netwerkmaatschappij gaat worden. Waar onze samenleving al ruim tien jaar in leeft. Anders plaatst de overheid zich werkelijk buiten de maatschappij. Terwijl de politiek nog steeds de ene na de andere ambtelijke boekhouding bedenkt, waaraan ze wil dat wij ons houden. De wet tegen fraude, witwassen en terreur, die door de Know Your Customer (KYC) eisen, onze financiële organisaties voor schier onmogelijke en ook klantonvriendelijke opgaven stellen. Ook komt de verplichting van ESG-rapportages die ons nog meer burger en ondernemer onvriendelijke, digitale boekhoudingen oplegt (stikstof, CO2, energie etc.) om per woning, auto en koe de door de politiek bedachte gedetailleerde rapportages te leveren. 

Een overheid die de markt dwingt nieuwe digitale boekhoudingen te ontwikkelen (omdat het kan!) en uit te voeren, terwijl ze zelfs steeds minder in staat is haar eigen digitale huishouding in stand te houden. Een overheid die door de politiek daardoor steeds meer vervreemdt van de samenleving en ondanks alle goede en mooie interne digitale en ICT-initiatieven, er niet in slaagt die groeiende afstand te overbruggen. Het ligt niet aan de ambtelijke organisatie zelf, die met lede ogen ziet dat ze ook niet meer alles kunnen wat ze zouden willen. Echter we moeten samen wel een manier vinden om uit dat gegroeide doolhof en moeras te ontsnappen. 

Ontsnappen uit de informatiechaos?

Ondernemer en collega Hans van Bommel heeft hier al vaak over geschreven en ruim een jaar geleden nam hij het initiatief ArQiver te ontwikkelen. Bij de toeslagenaffaire bleek dat de informatiepositie van burgers, maar ook ambtenaren onderling, volkomen ongelijk, diffuus en onwerkbaar was geworden. Documenten en dossiers konden niet worden gevonden en dus ook niet worden gedeeld. Zowel burger als ambtenaar wisten van elkaar niet meer wat zij van elkaar wisten. Werkelijk een informatiedoolhof, data-moeras en dossier-chaos. ArQiver is gebaseerd op een nieuwe insteek: bron-archivering en actieve dossierdeling. Zodra document of dossier is of wordt vrijgegeven, archiveer het direct bij de bron en maak het zo openbaar en deelbaar mogelijk. Daardoor kunnen zowel ambtenaren als burgers makkelijker en vooral sneller informatie zien, vinden en delen. Als we dat ook nog kunnen, op goed gedefinieerde, onderliggende datastelsels die uiteindelijk de inhoud van al de informatie vormen, kunnen we met ArQiver als ‘add-on’ wellicht toch nog redelijk snel uit dat doolhof ontsnappen. Zonder direct alles wat we afgelopen decennia hebben gebouwd, overboord te hoeven zetten . . . 

Photo by Google DeepMind

—————————- translated by ChatGPT   —————————

Our Government as a Digital Maze

In recent years, Arre Zuurmond served as our government’s commissioner for information management. He is now documenting his findings from that period. He notes that the root cause of poor information management goes deeper than just ICT. Due to digitalization, the government has become such a maze of systems and applications that active societal participation is at risk. The foundation of a democratic state is an active public domain. As he states: “A government that doesn’t enable societal forces to build their own information positions can never be a responsive government. A government that creates closed information collections denies society access to knowledge.” Internally and externally, our government has become a digital maze.

Information Equality Between Citizen and Government

The report rightly asserts that the government must ensure that society is able to manage its own information provision well. Unfortunately, this is no longer the case. Due to the layered and fragmented organization of our government—partly due to Thorbecke—a layered and fragmented digital landscape has also emerged. Despite all central reference architectures, the various digital platforms and landscapes have become an unmanageable maze. All developed with good intentions, but as Zuurmond rightly observes: “The government absorbs all problems to then have professionals solve them. This is essentially a form of medicalization: the government knows better, we will take care of you.”

The government also focuses too much on its own information problems, thereby losing sight of the citizen in many areas. A government should enable societal forces to build their own information positions if they cannot do so themselves. Society has a great deal of problem-solving and organizing capacity. It must have the opportunity to gather, present, share, and process its own images and facts. This is where things have gone wrong in recent decades. Society has become a network society, but the government has not kept pace with this transformation in organizing its information management. It created fragmented and closed information collections, thereby denying societal forces access to the knowledge it has accumulated.

Data-Centric Thinking

The government must also join the network society, and it cannot do this from within its many existing but separated applications, systems, and platforms. Especially because there isn’t a comprehensive data architecture and, above all, a consistent data model and framework. When the organizationally fragmented government began digitizing existing processes within existing organizations, it “forgot” that a basic data model, including a comprehensive data architecture and taxonomy, would eventually be needed—a comprehensive government framework for its “future” digital information management.

You can’t really blame anyone for this. Everyone started digitalizing from their own decentralized responsibility, but eventually, it snowballed. And when it became clear at the beginning of this century that renewal and replacement of applications were on the horizon, there was no real priority or budget due to the financial crisis. By increasingly leaving both policy and the design, development, and construction to the market, the still fragmented government became the owner of even more fragmented information systems that were only minimally connected or integrated. We see that in other countries—like Denmark, which had central national ICT management from the start—this issue did not arise.

Compelling European and Privacy Legislation

The advent of increasingly stringent European and privacy legislation in recent decades exacerbated the existing fragmentation. It became increasingly difficult to look into each other’s files as soon as there was anything “private” in those files. We all know the results of past WOB and now WOO requests, where large parts are redacted because they contain sensitive information. Moreover, European legislation increasingly prohibits existing “loopholes” to bypass formal process nodes informally. And especially in the poldering Netherlands, many processes were partly informally organized. This in itself is not a problem, but if you must follow formal digital processes, it becomes a significant handicap.

Lastly, data was not only “locked” in many application silos, but it was also kept there too long before it was finally “publicly” archived. Again, the history where paper files were only archived late in their lifecycle. But now, stored in many different, non-interchangeable digital content and document systems, it’s an extra handicap. Even if privacy didn’t prevent civil servants from looking into each other’s files, the multitude of internal case systems makes that (information) exchange difficult. The information domains within which civil servants had to do their work became narrower and more limited. And the citizen? They were forgotten, didn’t know what they didn’t know, and certainly didn’t know where their information was stored.

Government: Welcome to the Network Society

As Arre Zuurmond rightly points out, the government must now actively and rapidly ensure that it becomes part of the network society where our society has been living for over ten years. Otherwise, the government will truly place itself outside society. While politics continues to devise one administrative bookkeeping after another, it expects us to adhere to it. The law against fraud, money laundering, and terrorism, which, through Know Your Customer (KYC) requirements, poses near-impossible and customer-unfriendly challenges to our financial organizations. And the upcoming ESG reporting obligations that will impose even more citizen and entrepreneur-unfriendly digital bookkeeping (nitrogen, CO2, energy, etc.) to deliver politically determined detailed reports for every home, car, and cow.

A government that forces the market to develop new digital bookkeeping (because it can!) and implement it, while it is increasingly unable to maintain its own digital management. A government that, due to politics, is increasingly alienated from society and, despite all the good and beautiful internal digital and ICT initiatives, fails to bridge that growing gap. The problem does not lie with the civil service itself, which, with regret, sees that they can no longer do everything they would like to do. However, we must find a way together to escape this grown maze and swamp.

Escaping the Information Chaos?

Entrepreneur and colleague Hans van Bommel has written about this many times and over a year ago, he took the initiative to develop ArQiver. In the childcare benefits scandal, it became apparent that the information position of citizens, as well as between civil servants themselves, had become completely unequal, diffuse, and unworkable. Documents and files could not be found and therefore could not be shared. Neither citizens nor civil servants knew what the other knew about them. Truly an information maze, data swamp, and dossier chaos. ArQiver is based on a new approach: source archiving and active file sharing. As soon as a document or file is or becomes public, archive it directly at the source and make it as public and shareable as possible. This allows both civil servants and citizens to see, find, and share information more easily and quickly. If we can also do this on well-defined underlying data frameworks that ultimately form the content of all the information, we might still be able to escape from that maze reasonably quickly with ArQiver as an “add-on,” without having to throw everything we’ve built overboard in the past decades . . .