De overheid staat wat betreft haar informatiehuishouding voor enkele grote opgaven. De roep om transparantie, betrouwbaarheid en betere dienstverlening klinkt steeds luider. Met het programma ‘Open op Orde’ wil de Rijksoverheid haar informatiehuishouding structureel verbeteren. De creatie, het gebruik en het open en veilig delen van informatieproducten verbeteren. Wie goed kijkt, ziet dat één begrip als een rode draad door deze ambitie loopt: metadata. Zonder metadata geen ordening, zonder ordening geen openheid. Metadata maakt ‘Open in Orde’.

De urgentie: Ongekend Onrecht

Directe aanleiding voor het initiatief ‘Open op Orde’ was de onthutsende conclusie van de Parlementaire commissie Kinderopvangtoeslag: de overheid had burgers ernstig tekortgedaan. Niet alleen door onterechte besluiten, maar vooral ook omdat informatie onvindbaar, onbegrijpelijk of zelfs verdwenen was. Informatie die nodig was om verantwoording af te leggen of fouten te herstellen, kon de overheid niet (meer) overleggen. 

In reactie op deze toeslagenaffaire kwam het actieplan ‘Open op Orde’, dat alle rijksorganisaties verplicht om actief werk te maken van hun informatiehuishouding. Vier actielijnen werden geformuleerd: investeren in professionals, inzicht krijgen in volume en aard van informatie, verbeteren van informatiesystemen en versterken van bestuur en naleving.

Wat is ‘Open op Orde’ zonder metadata?

Al deze ambities rusten op een fundament: goede metadata. Metadata is data over de data. Identificerende en beschrijvende data over het informatieproduct. Metadata geven context en maken informatie toegankelijk, begrijpelijk en duurzaam beschikbaar. Ze vertellen wat een document is, waar het over gaat, wie het heeft gemaakt, wanneer het is ontstaan en onder welke voorwaarden het gebruikt mag worden. In mijn eerdere blog “Metadata: de sleutel tot duurzame toegankelijkheid” beschreef ik al hoe metadata het fundament vormen voor elk serieus informatiesysteem. Zonder metadata is informatie een zielloze brei; ondoorzoekbaar, onbetrouwbaar en ontoegankelijk.

Daarom is het niet verrassend dat Open op Orde in zijn actieplannen metadata een prominente plek geeft. Inzicht krijgen in het volume en de aard van informatie is simpelweg onmogelijk zonder goede metadatering. Evenmin kunnen informatiesystemen verbeterd worden als de basisstructuur — de metadata — ontbreekt of onbetrouwbaar is.

Dwars door de Orde: radicale eenvoud

Arre Zuurmond, regeringscommissaris Informatiehuishouding, brengt in zijn recente rapport ‘Dwars door de Orde’ de uitdaging nog scherper in beeld. Volgens Zuurmond is de overheid te complex geworden, te gefragmenteerd en daardoor te traag en te onbetrouwbaar in haar dienstverlening. Hij pleit voor radicale eenvoud: herontwerp van processen vanuit de burger, niet vanuit systemen.

En opnieuw geldt: zonder metadata geen herontwerp. Om processen te verbeteren, moet eerst inzicht zijn in hoe informatie stroomt. Welke gegevens waar ontstaan, hoe ze worden verrijkt, welke besluiten erop worden gebaseerd. Metadata geven deze noodzakelijke transparantie. Zuurmond benadrukt bovendien het belang van eigenaarschap over informatie. Bestuurders moeten snappen wat de informatiepositie van hun organisatie is — en dat kan alleen als die informatie goed beschreven en vindbaar is.

Bestuurders worden afgerekend

Wat Open op Orde en Dwars door de Orde duidelijk maken: informatiehuishouding is geen ‘ICT-probleem’ meer, maar een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Bestuurders worden afgerekend op de staat van hun informatie. Niet alleen om wettelijke redenen — de Wet open overheid en de Archiefwet — maar vooral omdat gebrekkige informatiehuishouding direct leidt tot maatschappelijke schade.

Wie nu nog denkt dat metadata slechts een technische kwestie zijn, ziet de nieuwe werkelijkheid niet onder ogen. Goed metadateren betekent bestuurlijke grip op informatie. Het betekent kunnen aantonen waarom besluiten zijn genomen. Het betekent fouten kunnen herstellen en vertrouwen kunnen herwinnen. Metadata zijn dus geen administratieve ballast, maar een strategische asset.

Van compliance naar vertrouwen

De klassieke reflex bij programma’s als Open op Orde is vaak: ‘Hoe voldoen we aan de regels?’ Maar de echte uitdaging is groter. Het gaat niet alleen om compliance, maar om vertrouwen. Burgers moeten erop kunnen rekenen dat de overheid zorgvuldig met hun informatie omgaat. Transparant als het moet, beschermd als het hoort.

In mijn eerdere blogs heb ik vaker benadrukt hoe belangrijk het is om metadata te zien als een integraal onderdeel van informatiekwaliteit. Niet als ‘iets erbij’, maar als iets wat vanaf het ontstaan van informatie vanzelfsprekend wordt vastgelegd. Zoals ik in “Data: bezit of gebruik?” beschreef: informatie is pas echt waardevol als je weet wat het is, waar het vandaan komt en waarvoor het mag worden gebruikt.

Conclusie: Metadata als kompas voor een open overheid

Een open overheid begint niet met mooie woorden, maar met goede metadata. Metadata maken informatie betekenisvol, controleerbaar en toegankelijk. Ze vormen het kompas waarmee bestuurders koers kunnen houden in de complexe wereld van moderne informatievoorziening.

Open op Orde is een noodzakelijke stap, maar pas als metadata serieus worden genomen, kan de overheid werkelijk transparant, betrouwbaar en responsief worden. Zoals Zuurmond scherp stelt: het is tijd om ‘dwars door de orde’ te denken en radicale keuzes te maken.

Laten we beginnen bij het begin: metadata. Want wie zijn metadata niet op orde heeft, krijgt zijn openheid nooit geregeld.

ArQiver: metadata in de praktijk

Gelukkig zien we ook inspirerende initiatieven ontstaan. Een mooi voorbeeld is ArQiver, een open metadata-platform dat is ontwikkeld naar aanleiding van de toeslagenaffaire. ArQiver maakt het mogelijk om informatieproductstromen vanaf het allereerste moment te voorzien van metadata. Niet achteraf registreren, maar direct bij creatie vastleggen — zo wordt informatie daadwerkelijk ‘in orde’ gemaakt.

Zoals ik eerder schreef in “ArQiver: Een andere kijk op archiveren”, biedt ArQiver een neutrale, transparante infrastructuur die niet alleen archivering, maar ook verantwoording en governance ondersteunt. Door metadata centraal te stellen, maakt ArQiver informatie betekenisvol, controleerbaar en toekomstbestendig. Precies de kwaliteiten die Open op Orde beoogt te realiseren.

Archiveren én delen: twee zijden van dezelfde medaille

Daarnaast toont ArQiver perfect aan dat goed metadateren niet alleen noodzakelijk is voor archiveren, maar ook voor gecontroleerd delen van data. In de moderne informatiehuishouding wordt informatie steeds vaker gedeeld over organisatiegrenzen heen. Denk aan de Europese initiatieven rondom Data Spaces, waarin data veilig, vertrouwd en interoperabel wordt gedeeld binnen sectoren en over landsgrenzen heen.

Ook binnen deze Data Spaces vormt metadata de sleutel: duidelijke afspraken over herkomst, context, gebruiksrechten en vertrouwelijkheid zijn essentieel. Zonder betrouwbare metadata geen verantwoord datadelen. ArQiver sluit hier naadloos op aan en bewijst dat een stevig metadataplatform niet alleen compliance ondersteunt, maar ook innovatie en samenwerking mogelijk maakt.

Metadata geven informatie bovendien een inherente intelligentie: ze maken het mogelijk om automatisch te sturen op toegang, gebruik, kopiëren, registratie en bewaartermijnen. Daarmee ondersteunen ze niet alleen compliance en governance, maar ook een adaptieve, responsieve overheid die wendbaar kan inspelen op veranderende maatschappelijke verwachtingen.

Zo wordt duidelijk: metadata maakt niet alleen Open in Orde, maar ook Delen in Vertrouwen mogelijk.

Photo by Markus Winkler

—————-  translated by ChatGPT   ——————–

Metadata Makes ‘Open in Orde’

The government faces a major challenge. The call for transparency, reliability, and better services is growing louder. The Open op Orde program is a response to this urgency: an attempt to structurally improve the information management of the national government. But those who look closely will notice one concept running like a thread through this ambition: metadata. Without metadata, there is no organization; without organization, there is no openness. Metadata makes ‘Open in Orde’.

The Urgency: Unprecedented Injustice

The immediate reason for Open op Orde was the shocking conclusion of the Parliamentary Inquiry Committee on Childcare Benefits: the government had severely wronged its citizens. Not only through unjust decisions but also because information was unfindable, incomprehensible, or even lost. Information that was necessary to account for decisions or to correct mistakes.

In response, the Generic Action Plan Open op Orde was launched, requiring all national government organizations to actively work on improving their information management. Four action lines were formulated: investing in professionals, gaining insight into the volume and nature of information, improving information systems, and strengthening governance and compliance.

What is ‘Open op Orde’ Without Metadata?

All these ambitions rest on one foundation: good metadata. Metadata makes information accessible, understandable, and sustainably available. It tells what a document is, what it is about, who created it, when it originated, and under what conditions it may be used. In my earlier blog “Metadata: The Key to Sustainable Accessibility”, I already described how metadata forms the foundation for any serious information system. Without metadata, information is a soulless mess; unsearchable, unreliable, and inaccessible.

It is therefore not surprising that Open op Orde gives a prominent place to metadata in its action plans. Gaining insight into the volume and nature of information is simply impossible without proper metadata. Likewise, information systems cannot be improved if the basic structure—the metadata—is absent or unreliable.

Crossing Through the Order: Radical Simplicity

Arre Zuurmond, the government’s Commissioner for Information Management, sharpened this challenge even further in his recent report Dwars door de Orde (“Crossing Through the Order”). According to Zuurmond, government has become too complex, too fragmented, and therefore too slow and unreliable in its services. He advocates radical simplicity: redesigning processes starting from the citizen, not from systems.

And again: without metadata, no redesign is possible. To improve processes, there must first be insight into how information flows. Where data originate, how they are enriched, and what decisions are based on them. Metadata provides this necessary transparency. Zuurmond also stresses the importance of ownership of information. Leaders must understand the information position of their organization—and this can only be achieved if information is well-described and findable.

Leaders Are Held Accountable

What Open op Orde and Dwars door de Orde make clear is this: information management is no longer an ‘IT problem,’ but a governance responsibility. Leaders are held accountable for the state of their information—not just for legal reasons (the Open Government Act and the Archives Act), but because poor information management directly leads to societal harm.

Anyone who still thinks metadata is just a technical issue fails to see the new reality. Good metadata means having a governance grip on information. It means being able to demonstrate why decisions were made. It means being able to correct mistakes and rebuild trust. Metadata is not administrative overhead—it is a strategic asset.

From Compliance to Trust

The classical reflex for programs like Open op Orde is often: ‘How do we comply with the rules?’ But the real challenge is bigger. It’s not just about compliance; it’s about trust. Citizens must be able to rely on the government to handle their information carefully: transparent where necessary, protected where appropriate.

In my previous blogs, I have often emphasized how important it is to see metadata as an integral part of information quality—not as ‘something extra’ but as something that must be captured from the moment information is created. As I wrote in “Data: Ownership or Use?”, information only becomes truly valuable when you know what it is, where it comes from, and for what purpose it may be used.

Conclusion: Metadata as a Compass for an Open Government

An open government does not begin with fine words but with good metadata. Metadata make information meaningful, verifiable, and accessible. They form the compass that enables leaders to stay on course in the complex world of modern information services.

Open op Orde is a necessary step, but only by taking metadata seriously can the government truly become transparent, reliable, and responsive. As Zuurmond sharply puts it: it is time to ‘think across the order’ and make radical choices.

Let us start at the beginning: metadata. For without proper metadata, openness will never be achieved.

ArQiver: Metadata in Practice

Fortunately, we also see inspiring initiatives emerging. A great example is ArQiver, an open metadata platform developed in response to the childcare benefits scandal. ArQiver enables information production flows to be provided with metadata right from the moment of creation—not registered afterward, but recorded at inception—thus truly putting information ‘in order.’

As I previously wrote in “ArQiver: A Different Perspective on Archiving”, ArQiver offers a neutral, transparent infrastructure that supports not only archiving but also accountability and governance. By placing metadata at the center, ArQiver makes information meaningful, verifiable, and future-proof. Exactly the qualities that Open op Orde aims to achieve.

ArQiver proves that good metadata is not only a governance necessity but also technically and organizationally feasible—provided we dare, as Zuurmond urges, to ‘think radically simple’ and break free from existing patterns.

Archiving and Sharing: Two Sides of the Same Coin

Moreover, ArQiver perfectly illustrates that good metadata is not only necessary for archiving but also for the controlled sharing of data. In modern information management, information is increasingly shared across organizational boundaries. Think of European initiatives around Data Spaces, where data is shared safely, reliably, and interoperably within sectors and across national borders.

Within these Data Spaces, too, metadata is key: clear agreements about origin, context, usage rights, and confidentiality are essential. Without reliable metadata, responsible data sharing is impossible. ArQiver fits seamlessly into this vision and proves that a strong metadata platform not only supports compliance but also enables innovation and collaboration.

Thus, it becomes clear: metadata not only makes Open in Orde possible but also enables Sharing in Trust.