English version: scroll down

De afgelopen maanden kom ik het begrip steeds vaker tegen. In marktconsultaties, aanbestedingen, presentaties en gesprekken over de nieuwe Archiefwet. Organisaties zoeken een pre-depot. Dus leveranciers bieden een pre-depot aan en adviseurs schrijven over pre-depots alsof het de meest vanzelfsprekende bouwsteen van de toekomstige informatiehuishouding is.

Toch bekruipt mij iedere keer hetzelfde gevoel. Iedereen gebruikt het woord, maar zelden lijkt iedereen hetzelfde te bedoelen. Voor de ene organisatie is een pre-depot een tijdelijke opslagplaats voor informatie uit oude zaaksystemen. Voor een andere organisatie is het een omgeving waarin archieven worden voorbereid op opname in een e-depot. Weer anderen beschrijven het als een centrale voorziening waar informatie kan worden ondergebracht zodra deze niet meer actief wordt gebruikt.

Dat roept een interessante vraag op. Als een begrip zo vaak wordt gebruikt en tegelijkertijd zo verschillend wordt uitgelegd, hebben we het dan wel over hetzelfde? Misschien is dat niet eens de belangrijkste vraag. Misschien is de interessantere vraag waarom het begrip überhaupt is ontstaan. Om dat te begrijpen moeten we eerst terug naar de manier waarop we jarenlang naar archieven hebben gekeken.

Transformatie van papier naar digitaal

Lange tijd was archiveren iets wat aan het einde van een proces plaatsvond. Een document werd gemaakt, gebruikt, opgeslagen en uiteindelijk afgesloten. Daarna bleef het nog jaren aanwezig in een dossier, een archiefruimte of een applicatie. Pas wanneer een wettelijke termijn verstreken was, werd besloten of het document vernietigd moest worden of blijvend bewaard zou blijven. Het archief was daarmee het eindstation van een reis die soms tientallen jaren duurde.

Dat model werkte uitstekend zolang informatie voornamelijk uit papier bestond. Een papieren dossier had geen software nodig. Geen database. Geen leverancier. Een map die twintig jaar geleden in een archiefkast werd geplaatst, kon vandaag nog steeds worden geopend en gelezen. Digitale informatie gedraagt zich anders. Een document bestaat tegenwoordig zelden op zichzelf. Het maakt deel uit van een applicatie, een zaakdossier, een workflow, een database en een verzameling metadata. Vaak is het verbonden met andere systemen waarvan de gebruiker zich nauwelijks bewust is.

Het systeem leeft korter dan het document

En precies daar ontstaat een probleem dat steeds zichtbaarder wordt. De bewaartermijn van informatie is vaak langer dan de levensduur van de systemen waarin die informatie wordt opgeslagen. Dat klinkt als een detail, maar het verklaart veel van de discussies die vandaag worden gevoerd. Een document dat volgens de wet twintig jaar beschikbaar moet blijven, bevindt zich niet zelden in een applicatie die over zeven of acht jaar wordt vervangen. Soms zelfs eerder.

Organisaties moeten vervolgens migratieprojecten uitvoeren, gegevens exporteren, metadata reconstrueren en hopen dat de context onderweg niet verloren gaat. Wie ooit betrokken is geweest bij een systeemvervanging weet hoe ingewikkeld dat kan zijn. Misschien is dat wel de werkelijke reden waarom het pre-depot zo populair wordt. Niet omdat de Archiefwet daarom vraagt, maar omdat organisaties een oplossing zoeken voor een probleem dat de digitale wereld zelf heeft gecreëerd.

Het pre-depot is dan geen doel op zichzelf, maar een antwoord op de vraag hoe je informatie kunt losmaken van systemen die een kortere levensduur hebben dan de informatie die zij bevatten.

Pre-depot als concept

Het is overigens interessant dat het begrip pre-depot nauwelijks een formele juridische betekenis heeft. De Archiefwet kent het begrip niet. Wie in de wet zoekt naar definities vindt wel de archiefbewaarplaats en tegenwoordig ook het e-depot als algemeen geaccepteerd concept voor duurzaam digitaal archiefbeheer. Het pre-depot bevindt zich ergens tussen die twee werelden in.

Misschien kunnen we het nog het beste zien als een wachtkamer. Een tijdelijke tussenvoorziening voor informatie die haar functie in het primaire proces heeft verloren, maar nog niet definitief is vernietigd of overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Een plek waar informatie terechtkomt voordat wordt besloten wat haar uiteindelijke bestemming wordt. Vernietigen, bewaren, overbrengen of openbaar maken; het kan allemaal nog. Dat verklaart ook waarom leveranciers en organisaties er zo verschillend naar kijken. Voor sommigen is het een technische oplossing. Voor anderen een organisatorische voorziening. En voor weer anderen een noodzakelijke tussenstap op weg naar een e-depot.

Toch begint hier ook een andere gedachte zichtbaar te worden. Misschien bestaat het pre-depot juist omdat we twee tijdperken tegelijk proberen te bedienen. Enerzijds de wereld waarin archiveren iets is dat aan het einde van een proces plaatsvindt. Anderzijds een volledig digitale werkelijkheid waarin informatie veel eerder los raakt van de systemen waarin zij is ontstaan.

Andere invalshoek

Toch vraag ik mij af of we daarmee niet naar het verkeerde onderdeel van de keten kijken. Wat namelijk opvalt, is dat vrijwel alle discussies nog steeds uitgaan van hetzelfde uitgangspunt: archiveren gebeurt later. Later wanneer een zaak is afgesloten. Later wanneer een document niet meer actief wordt gebruikt. Later wanneer een systeem wordt uitgefaseerd. Later wanneer de wettelijke termijn voor overbrenging is bereikt. Maar waarom eigenlijk?

Op het moment dat een document wordt vrijgegeven, is vrijwel alle relevante informatie bekend. De auteur is bekend. De context is bekend. De metadata zijn beschikbaar. De relatie met andere documenten is zichtbaar. Authenticiteit en herkomst zijn aantoonbaar. Dat is precies het moment waarop de informatie het rijkst is aan context. Vanaf dat moment begint die context langzaam af te brokkelen. Medewerkers vertrekken. Organisaties veranderen. Applicaties worden vervangen. Leveranciers verdwijnen. Metadata raken zoek. Koppelingen worden aangepast.

En toch kiezen we vaak juist dat latere moment om te gaan archiveren. Dat voelt steeds minder logisch. Misschien proberen we het verkeerde probleem op te lossen. In plaats van steeds nieuwe voorzieningen tussen bron en archief te bouwen, zouden we ook kunnen kijken naar het begin van de informatieketen.

Bronarchiveren

Misschien is dat de reden waarom bronarchiveren de laatste jaren zoveel aandacht krijgt. Het uitgangspunt daarvan is eigenlijk verrassend eenvoudig. Niet wachten tot informatie moet worden gearchiveerd, maar archiveren zodra informatie daarvoor gereed is. Tijdens mijn jaren in de vliegtuigindustrie was dat eigenlijk heel normaal. Op het moment dat een technische tekening werd vrijgegeven, veranderde de status van dat document fundamenteel. Het was niet langer een werkdocument van een engineer, maar een formeel onderdeel van een gecertificeerde configuratie. Vanaf dat moment werd de integriteit van dat document belangrijker dan het dagelijkse gebruik ervan. Herkomst, wijzigingen en relaties moesten aantoonbaar blijven.

In feite begon daar het archiefbeheer al. Niet als eindpunt van een proces, maar als eigenschap van informatie vanaf het moment waarop die informatie een formele status krijgt. Dat betekent niet automatisch dat alles direct openbaar wordt. Het betekent evenmin dat bewaartermijnen verdwijnen. Wat verandert is dat duurzame bewaring veel eerder begint dan we gewend waren. In zo’n model verschuift het archief van de achterkant naar de voorkant van de informatieketen.

En zodra dat gebeurt, verandert ook de betekenis van begrippen als pre-depot en e-depot. Het pre-depot wordt dan minder een noodzakelijke tussenlaag en meer een overgangsvoorziening voor organisaties die nog afkomstig zijn uit de oude wereld van achteraf archiveren. Het e-depot wordt niet langer uitsluitend een eindbestemming voor informatie, maar een omgeving waarin informatie gedurende haar hele levenscyclus duurzaam kan worden beheerd.

Archiefwet ook voor 100% digitaal?

Misschien is dat wel de werkelijke verandering die achter de nieuwe Archiefwet schuilgaat. Veel aandacht gaat uit naar de verkorting van de overbrengingstermijn naar tien jaar. Dat is begrijpelijk, want het is een zichtbare wijziging. Maar de fundamentele vraag ligt ergens anders. Wanneer begint archiveren eigenlijk?

Die vraag was in een papieren wereld minder relevant. De fysieke drager overleefde meestal het proces waarin hij was ontstaan. In een digitale wereld is dat niet langer vanzelfsprekend. Daar overleven documenten vaak meerdere generaties systemen. Zolang we archiveren blijven zien als iets dat pas jaren na het ontstaan van informatie plaatsvindt, zullen we nieuwe tussenvoorzieningen blijven bouwen om de gevolgen daarvan op te vangen. Maar zodra archiveren onderdeel wordt van het ontstaan van informatie zelf, verandert het speelveld volledig.

Misschien kijken we daarom over tien jaar terug op het pre-depot als een typisch begrip uit een overgangsperiode. Een periode waarin organisaties langzaam ontdekten dat het echte vraagstuk niet ging over waar informatie naartoe moest, maar over het moment waarop duurzame bewaring eigenlijk begint. En misschien ontdekken we dan dat een archief niet langer een plaats is waar informatie uiteindelijk terechtkomt. Maar een eigenschap die informatie krijgt op het moment dat zij formeel onderdeel wordt van het geheugen van een organisatie.

Photo by Tiger Lily

———————————-Translated by ChatGPT.  —————————-

The pre-depot doesn’t really exist

In recent months, I keep encountering the term more and more often. In market consultations, procurement processes, presentations, and discussions around the new Archives Act. Organizations are looking for a pre-depot. Vendors are therefore offering pre-depot solutions, and consultants are writing about them as if they are a self-evident building block of the future information landscape.

Yet I am left with the same impression every time. Everyone uses the term, but rarely do they mean the same thing. For one organization, a pre-depot is a temporary storage space for information extracted from legacy case systems. For another, it is an environment where records are prepared for transfer into an e-depot. Others describe it as a central repository where information can be placed once it is no longer actively used.

That raises an interesting question. If a concept is used so frequently, yet interpreted so differently, are we actually talking about the same thing at all? Perhaps that is not even the most important question. The more interesting question may be why the concept emerged in the first place. To understand that, we need to go back to how we have thought about archives for decades.

From paper to digital

For a long time, archiving was something that happened at the end of a process. A document was created, used, stored, and eventually closed. After that, it remained in a file, an archive room, or an application for many years. Only once a statutory retention period had passed would a decision be made: destroy it or preserve it permanently. The archive was the final destination of a journey that could last decades.

This model worked well as long as information was primarily paper-based. A paper file did not depend on software, databases, or vendors. A folder placed in an archive cabinet twenty years ago could still be opened and read today.

Digital information behaves differently. A document rarely exists on its own. It is part of an application, a case file, a workflow, a database, and a structured set of metadata. It is often connected to other systems the user is barely aware of.

The system lives shorter than the document

And this is where a problem becomes increasingly visible.

The retention period of information is often longer than the lifespan of the systems in which that information resides.

It sounds like a detail, but it explains many of the discussions happening today. A document that must be retained for twenty years under law is frequently stored in an application that will be replaced after seven or eight years. Sometimes even sooner.

Organizations are then forced into migration projects: extracting data, reconstructing metadata, and hoping that context is not lost along the way. Anyone who has been involved in a system replacement knows how complex this becomes.

Perhaps this is the real reason the pre-depot is becoming so popular. Not because the Archives Act requires it, but because organizations are trying to solve a problem created by the digital world itself.

The pre-depot is therefore not a goal in itself, but a response to the question of how to decouple information from systems that have a shorter lifespan than the information they contain.

The pre-depot as a concept

It is interesting that the term pre-depot has no formal legal meaning. It does not appear in the Archives Act. What the law does define is the archival repository, and more recently the e-depot as an established concept for sustainable digital preservation.

The pre-depot sits somewhere between these two worlds.

Perhaps the best way to understand it is as a waiting room. A transitional environment for information that has left its active role in operational processes but has not yet been formally destroyed or transferred to an archival repository.

A place where information resides before its final destination is decided: destruction, preservation, transfer, or publication are all still possible.

This also explains why vendors and organizations interpret it so differently. For some it is a technical solution. For others an organizational construct. And for yet others a necessary stepping stone towards an e-depot.

Yet another idea begins to emerge here. The pre-depot may exist precisely because we are trying to operate in two eras at once: a world where archiving happens at the end of a process, and a fully digital reality where information becomes detached from its original systems much earlier.

A different perspective

This raises the question of whether we are focusing on the wrong part of the chain.

What stands out is that most discussions still assume the same principle: archiving happens later.

Later, when a case is closed.

Later, when a document is no longer actively used.

Later, when a system is decommissioned.

Later, when the statutory transfer period is reached.

But why?

At the moment a document is released, almost all relevant information is known. The author is known. The context is known. Metadata is complete. Relationships to other documents are visible. Authenticity and provenance can be established.

This is precisely the moment when information is richest in context.

From that point onward, that context begins to erode. Employees leave. Organizations change. Applications are replaced. Vendors disappear. Metadata gets lost. Connections are reconfigured.

Yet we still tend to archive much later.

That increasingly feels counterintuitive.

Perhaps we are trying to solve the wrong problem. Instead of building more intermediate layers between source and archive, we should reconsider the beginning of the information chain.

Source archiving

This is where source archiving has been gaining attention in recent years.

The idea is deceptively simple: do not wait until information needs to be archived, but ensure it is archived as soon as it becomes ready for preservation.

During my years in the aviation industry, this was standard practice. The moment a technical drawing was released, its status changed fundamentally. It was no longer an engineer’s working document but part of a certified configuration. From that point onward, its integrity became more important than its day-to-day use. Provenance, change history, and relationships had to remain verifiable.

In effect, archival control began there.

Not as the endpoint of a process, but as a property of information from the moment it acquires formal status.

This does not mean everything becomes publicly accessible immediately. Nor does it remove retention periods. What changes is that preservation begins much earlier than we are used to.

In this model, the archive shifts from the back of the information chain to the front.

And once that happens, the meaning of concepts like pre-depot and e-depot changes as well. The pre-depot becomes less of a necessary intermediate layer and more of a transitional arrangement for organizations still operating in the legacy paradigm of post-hoc archiving. The e-depot is no longer merely a final destination, but an environment in which information is managed sustainably throughout its entire lifecycle.

Is the Archives Act fully digital yet?

Perhaps this is the real transformation behind the new Archives Act.

Much attention is focused on shortening the transfer period to ten years. Understandably so, as it is a visible change. But the fundamental question lies elsewhere: when does archiving actually begin?

In a paper-based world, this question was less relevant. The physical medium typically outlived the process that created it. In a digital world, that is no longer true. Documents often outlive multiple generations of systems.

As long as we see archiving as something that happens years after creation, we will continue building intermediate solutions to compensate for that delay. But once archiving becomes part of the moment information is created or released, the entire landscape changes.

Perhaps in ten years we will look back on the pre-depot as a typical concept from a transitional era. A period in which organizations gradually realized that the real question was not where information should go, but when preservation actually begins. And perhaps we will then understand that an archive is no longer a place where information ends up. But a property that information acquires the moment it becomes formally part of an organization’s memory.