English version: scroll down

Van papieren archiefkasten naar een digitaal geheugen

Een huishouden is meer dan een huis met mensen erin. Het is ook de verzameling activiteiten waarmee we het dagelijks leven organiseren: boodschappen doen, koken, schoonmaken, spullen opruimen en ervoor zorgen dat alles blijft functioneren. Dat geheel noemen we de huishouding.

Het is een mooi, typisch Nederlands woord. We gebruiken het niet alleen voor gezinnen, maar ook voor organisaties. Zo kennen we de financiële huishouding, de bedrijfsvoering en inmiddels ook de informatiehuishouding. Steeds gaat het om hetzelfde principe: het geheel aan activiteiten waarmee we iets organiseren, onderhouden en in goede staat houden.

Maar hoe zit het eigenlijk met onze archiefhuishouding? En vooral: wat verandert er wanneer onze informatie niet meer op papier staat, maar digitaal wordt geproduceerd, opgeslagen en gebruikt?

Informatie en informatiedrager waren ooit één geheel

Eeuwenlang was informatie onlosmakelijk verbonden met de drager waarop we haar vastlegden. Wie informatie wilde bewaren, moest ook de drager bewaren. Een kleitablet, een perkamenten rol of een papieren document: de informatie was letterlijk in of op het materiaal aanwezig. Een archief was daarom vooral een fysieke verzameling. We bewaarden documenten in mappen, zetten die in kasten en brachten ze uiteindelijk over naar een archiefbewaarplaats. Daar konden ze, mits goed verzorgd, nog eeuwen meegaan.

Met digitalisering is die relatie fundamenteel veranderd.

Digitale informatie staat niet meer vast op één specifieke drager. Data kan worden gekopieerd, verplaatst, getransformeerd en opgeslagen op allerlei verschillende media. De informatie kan daardoor veel langer bestaan dan het systeem waarin zij ooit is gemaakt. En daar begint het probleem.

Een document kan nog keurig op een harde schijf staan, terwijl de applicatie waarmee het is gemaakt allang verdwenen is. Een database kan nog bestaan, maar zonder het oorspronkelijke gegevensmodel weet niemand meer precies wat de velden betekenen. Een bestand kan technisch leesbaar zijn, maar inhoudelijk onbegrijpelijk. Data bewaren is dus niet hetzelfde als informatie bewaren.

Om informatie duurzaam toegankelijk te houden, moeten we niet alleen de bits en bytes bewaren. Ook de betekenis, de context, de herkomst en de relaties tussen gegevens moeten behouden blijven. En we moeten ervoor zorgen dat toekomstige generaties die informatie nog kunnen lezen én interpreteren. Dat vraagt om een andere archiefhuishouding.

De twintig jaar van het papieren archief

Onze traditionele manier van archiveren is sterk gevormd door de papieren wereld. Documenten werden tijdens het werk bewaard in dossiers en kasten. Pas later volgde de formele overdracht naar een archiefinstelling. Ook de bekende termijn van twintig jaar voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats past in die historische praktijk. De Archiefwet kent daarbij overigens meer regels dan alleen die termijn: archivering, bewaring en overbrenging zijn verschillende zaken. Met de modernisering van de Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort naar tien jaar. Dat is een belangrijke stap, maar lost het fundamentele probleem niet op.

Waarom zouden we met het duurzaam vastleggen van digitale informatie wachten totdat een wettelijke overdrachtstermijn is verstreken? Waarom zouden we informatie jarenlang laten rondzwerven in applicaties, databases, netwerkschijven en andere digitale silo’s, om haar pas veel later als archiefmateriaal te behandelen? Een digitaal document hoeft immers niet uit zijn oorspronkelijke omgeving te worden verwijderd om duurzaam te worden bewaard. Archiveren hoeft ook niet te betekenen dat informatie ontoegankelijk wordt voor dagelijks gebruik. We kunnen informatie juist vanaf het moment dat zij definitief is geworden, voorzien van een formele archiefstatus en de bijbehorende waarborgen.

Bronarchivering: archiveren zodra informatie gereed is

Dat brengt ons bij het begrip bronarchivering, waarover ik eerder al uitgebreid heb geschreven. Zie bijvoorbeeld Bronarchiveren is duurzaam. Het principe is eenvoudig: zodra een document, dataset of ander informatieproduct formeel wordt vrijgegeven, begint ook de duurzame borging ervan. Een goedgekeurde tekening, een vastgesteld besluit of een definitieve dataset is vanaf dat moment niet zomaar een werkbestand meer. Het is een informatieproduct waarop mensen en organisaties moeten kunnen vertrouwen.

De formele status, de versie, de herkomst en de relevante metadata moeten daarom worden vastgelegd. Ook moet duidelijk zijn welke bewaartermijn geldt, wie toegang mag hebben en hoe de informatie in de toekomst leesbaar en interpreteerbaar blijft. Dat betekent niet dat ieder bestand automatisch eeuwig bewaard moet worden. Ook digitaal archiveren vraagt om selectie, bewaartermijnen en verantwoorde vernietiging. Het betekent wel dat we het archiveringsproces veel eerder in de levenscyclus van informatie moeten organiseren.

Bronarchivering is geen afzonderlijke wettelijke term die alle bestaande archiefregels vervangt. Het is een praktische en technische benadering die helpt om de doelstellingen van duurzame digitale archivering daadwerkelijk te realiseren.

Wat de vliegtuigindustrie ons al heeft geleerd

Voor mij is dit geen nieuwe gedachte. In de vliegtuigbouw moesten we al decennia geleden nadenken over de langdurige beschikbaarheid van digitale productinformatie. Een vliegtuig moet immers tientallen jaren veilig kunnen blijven vliegen. Ook lang nadat de oorspronkelijke ontwerpsoftware, computersystemen en leveranciers zijn verdwenen. Een vrijgegeven ontwerp, een configuratie of een technische wijziging moet ook vele jaren later nog aantoonbaar zijn. Welke versie was geldig? Welke onderdelen hoorden bij welke configuratie? Welke eisen en besluiten lagen aan het ontwerp ten grondslag?

In de jaren negentig werd internationaal al gewerkt aan standaarden en methoden om dergelijke productinformatie gedurende de gehele levenscyclus te beheren. Vanuit mijn werk in de vliegtuigindustrie heb ik onder meer via een NAVO-project deelgenomen aan het PLCS-initiatief: Product Life Cycle Support. Daarin werkten industrie, defensieorganisaties en softwareleveranciers samen aan gestandaardiseerde vastlegging en uitwisseling van productgegevens. Dit werk sloot aan op de ISO 10303-familie, ook bekend als STEP, en op de ontwikkeling van CALS: Computer Aided Acquisition and Life-Cycle Support.

De les daaruit is belangrijk. Langdurige digitale bewaring is niet alleen een kwestie van opslagcapaciteit. Het vraagt om afspraken over gegevensstructuren, betekenis, versies, relaties en de context waarin informatie is vrijgegeven. Met andere woorden: de informatie moet niet alleen worden bewaard, maar ook als betrouwbaar informatieproduct herkenbaar blijven.

De achterstanden én de toekomst aanpakken

Bij de overheid ligt er nu een dubbele opgave. Aan de ene kant moeten we grote hoeveelheden bestaande digitale informatie alsnog toegankelijk en beheersbaar maken. Informatie staat verspreid over oude applicaties, databases, netwerkschijven en systemen die soms al jaren niet meer actief worden gebruikt. Een deel daarvan is nauwelijks bekend of wordt niet meer gevonden. Deze verborgen informatie noemen we ook wel dark data.

Aan de andere kant moeten we voorkomen dat diezelfde achterstanden blijven ontstaan. Daarvoor zijn twee bewegingen nodig: het terughalen en ontsluiten van bestaande informatie én het structureel inrichten van bronarchivering voor nieuwe informatieproducten. 

Dat is ook de gedachte achter Archon. Het helpt organisaties om archiveringsachterstanden aan te pakken, verborgen digitale informatie te ontsluiten en de basis te leggen voor een toekomst waarin informatie direct bij vrijgave duurzaam kan worden geborgd. Zo hoeven we niet eerst alle bestaande systemen te vervangen. We kunnen beginnen met het terugvinden, begrijpen en verantwoord beheren van de informatie die we al hebben. Tegelijkertijd richten we nieuwe processen zo in dat de achterstand niet opnieuw ontstaat.

Een nieuwe digitale archiefhuishouding

De kern van de verandering is uiteindelijk niet technisch, maar organisatorisch. Een goede huishouding betekent dat we niet wachten totdat de rommel zich opstapelt. We zorgen ervoor dat zaken vanaf het begin op de juiste plaats terechtkomen, dat we weten wat we bewaren en dat we kunnen terugvinden wat we nodig hebben. Waarom zouden we voor onze digitale informatie iets anders doen?

De industrie heeft laten zien dat langdurige digitale borging mogelijk is, mits we informatie als een zelfstandig en beheersbaar product behandelen. De overheid kan daarvan leren. Niet door de papieren archiefpraktijk simpelweg naar digitale systemen te vertalen, maar door de uitgangspunten opnieuw te doordenken. De digitale archiefhuishouding begint niet na tien of twintig jaar. Zij begint zodra informatie waarde krijgt die we willen of moeten behouden.

En misschien is dat wel de belangrijkste verandering: het archief niet langer zien als de eindbestemming van informatie, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van haar hele levenscyclus.

Photo by Muhammad Jawadur Rahman

————————— Translated by ChatGPT  —————————

Digital Records Management: Archiving Shouldn’t Start Twenty Years Later

From paper filing cabinets to a digital memory

A household is more than a house inhabited by people. It is also the collection of activities that keeps everyday life running: shopping, cooking, cleaning, putting things away, and making sure everything continues to work as it should. In Dutch, we call this huishouding — a word that encompasses the organization and ongoing management of a household.

It is a typically Dutch concept, and we use it well beyond the home. We talk about financial management, business operations, and increasingly, informatiehuishouding: the way an organization manages its information. In each case, the underlying principle is the same: organizing, maintaining, and taking care of something so that it continues to function properly.

But what about our archival housekeeping? And more importantly, what changes when information is no longer recorded on paper but created, stored, and used digitally?

Information and its carrier were once inseparable

For centuries, information was inseparably linked to the physical medium on which it was recorded. To preserve the information, you had to preserve the medium itself. Whether it was a clay tablet, a parchment scroll, or a paper document, the information was physically embedded in or on the material.

Archives were therefore primarily physical collections. Documents were stored in folders and filing cabinets and eventually transferred to dedicated archival repositories. Properly cared for, they could survive for centuries.Digitalization has fundamentally changed this relationship.

Digital information is no longer tied to a single physical carrier. Data can be copied, moved, transformed, and stored on many different media. As a result, information can outlive the systems and applications in which it was originally created. And that is where the problem begins.

A document may still be sitting safely on a hard drive long after the application used to create it has disappeared. A database may still exist, but without its original data model, nobody may know exactly what its fields mean. A file may be technically readable while its actual content has become incomprehensible. Preserving data is not the same as preserving information.

To keep information accessible over the long term, we must preserve more than bits and bytes. We must also retain meaning, context, provenance, and relationships between data elements. And we must ensure that future generations can still read and interpret what we have preserved. This requires a different approach to archival management.

The twenty-year legacy of paper archives

Our traditional approach to archiving was shaped by the paper-based world. Documents were kept in working files and filing cabinets while an organization used them. Only later were they formally transferred to an archival institution.

The familiar twenty-year period for transferring records to an archival repository reflects this historical practice. Dutch archival legislation, of course, covers more than this deadline: creating and managing records, preserving them, and transferring them to an archival repository are distinct activities.

Modernization of the Dutch Archives Act is reducing the transfer period to ten years. That is an important step, but it does not solve the underlying problem.

Why should we wait for a statutory transfer deadline before ensuring the long-term preservation of digital information? Why allow information to remain scattered for years across applications, databases, network drives, and other digital silos, only to treat it as archival material much later?

A digital document does not have to be removed from its original environment to be preserved sustainably. Nor does archiving have to mean that information becomes inaccessible for everyday use. Instead, we can assign information a formal archival status, together with the appropriate safeguards, as soon as it becomes final.

Source archiving: preserve information when it is finalized

This brings us to the concept of source archiving, a subject I have written about extensively. See, for example, Source Archiving Is Sustainable. The principle is straightforward: when a document, dataset, or other information product is formally released, its long-term preservation should begin as well.

An approved engineering drawing, an adopted decision, or a finalized dataset is no longer just a working file. From that moment on, it becomes an information product that people and organizations must be able to trust. Its formal status, version, provenance, and relevant metadata must therefore be recorded. We must also establish how long it should be retained, who may access it, and how it will remain readable and interpretable in the future.

This does not mean that every file should be kept forever. Digital archiving still requires selection, retention periods, and responsible disposal. It does mean that preservation must become an integral part of the information lifecycle, rather than a process that starts years after the information was created.

Source archiving is not a separate legal category that replaces existing archival requirements. It is a practical and technical approach that helps organizations achieve the objectives of sustainable digital preservation.

What the aerospace industry learned decades ago

For me, this is not a new idea. In aerospace, we had to think about the long-term availability of digital product information decades ago. Aircraft must remain safe to fly for many decades, often long after the original design software, computer systems, and suppliers have disappeared. Released designs, configurations, and engineering changes must remain verifiable many years later. Which version was valid? Which components belonged to a particular configuration? Which requirements and decisions formed the basis of the design?

Already in the 1990s, international initiatives were developing standards and methods for managing product information throughout its lifecycle. During my career in aerospace, I participated in the PLCS initiative — Product Life Cycle Support — including through a NATO project. Industry, defense organizations, and software vendors worked together to standardize how product data could be represented and exchanged.

This work was connected to the ISO 10303 family of standards, also known as STEP, and to the development of CALS: Computer-aided Acquisition and Life-cycle Support. The lesson is important. Long-term digital preservation is not simply a matter of storage capacity. It requires agreed ways of representing data structures, meaning, versions, relationships, and the context in which information was released. In other words, information must not merely survive. It must remain recognizable and usable as a trustworthy information product.

Tackling the backlog while building for the future

Government organizations now face a dual challenge. First, they must make large volumes of existing digital information accessible and manageable. Information is scattered across legacy applications, databases, network drives, and systems that may no longer have been actively used for years. Some of this information is barely known to exist or can no longer be found through normal processes.

This hidden information is often referred to as dark data. Second, organizations must prevent the same backlogs from accumulating again. That requires two complementary approaches: recovering and unlocking existing information, while structurally embedding source archiving into the creation and release of new information products.

This is also the thinking behind Archon. It helps organizations address archival backlogs, discover and unlock hidden digital information, and establish the foundations for a future in which information can be preserved sustainably from the moment it is released. We do not necessarily have to replace every existing system before we can make progress. We can start by finding, understanding, and responsibly managing the information we already have. At the same time, we can redesign new processes to prevent the same problems from recurring.

A new approach to digital archival management

Ultimately, the heart of this transformation is not technical but organizational. Good household management means not waiting until clutter has accumulated everywhere. We put things in the right place from the beginning, know what we keep, and make sure we can find what we need when we need it.

Why should we treat our digital information any differently? Industry has demonstrated that long-term digital preservation is achievable when information is treated as an independent, manageable product. Government can learn from this experience — not by simply transferring paper-based archival practices into digital systems, but by rethinking the underlying principles.

Digital archival management should not begin ten or twenty years later. It should begin as soon as information acquires value that we need or are required to preserve. Perhaps that is the most important change of all: no longer seeing the archive as the final destination of information, but as a natural and essential part of its entire lifecycle.

#DigitalArchiving, #DigitalPreservation, #SourceArchiving, #InformationManagement, #RecordsManagement, #DigitalTransformation, #DataGovernance, #DarkData, #PLCS, #Archon