Een oude blog uit mijn EMC-tijd rond 2010,
                                        . . .  maar nog steeds geldig! 

In navolging van de reclameboodschap “Bart, ruim je speelgoed nu eens op”, zou een soortgelijke boodschap kunnen luiden: “Business ruim je data toch eens op!”.  IT-afdelingen zitten met het probleem dat de grote hoeveelheden data die de organisatie produceert, ergens moeten worden opgeslagen. De business geeft echter weinig instructies over de waarde, de houdbaarheid, de veiligheid en de duurzaamheid van die gegenereerde data.

Data die drie maanden geleden is gecreëerd, heeft meestal weinig directe waarde meer voor de maker. Het project is afgesloten, de deal is rond, de samenwerking is een feit of de vergunning is verleend. Kortom, data heeft vaak een korte termijn waarde. Behalve de laatste versie van een document, de onderbouwing van een deal, de verstrekte vergunning of een projectresultaat.

Photo by Jonathan Francisca on Unsplash

Maar hoe kan de IT-afdeling dat weten? Vertelt de business überhaupt of de data die zij maakt relevant is? We laten de enige echte eindgebruiker van data, de archivaris, in het ongewisse over de importantie van de data die we met elkaar maken. Elk jaar 60% meer. Elke twee jaar een verdubbeling. En die arme IT-afdeling – met afnemend budget – moet er maar het beste van maken. Daar zorgt immers IT wel voor, wordt vaak gedacht. De organisatie is lui geworden wat betreft informatie.

Het afvalputje
De IT-afdeling is langzamerhand het afvalputje geworden voor de non-discipline van de organisatie, die niet de moeite neemt ‘even’ wat metadata bij de projectdata te leveren die net is gegenereerd.  Een organisatie die niet ‘even’ de moeite neemt de proporties-page van zijn Word-document in te vullen of het CAD-model juist te omschrijven.

Informatieslordigheid noem ik dat. De werkster ruimt de rommel wel op en in dit geval is de IT-afdeling de werkster. De IT-afdeling roept niet makkelijk: ‘Ruim je rommel zelf toch eens op’, maar zoekt naar wegen om al die data te classificeren, te archiveren en te back-uppen. Vaak met een beperkt budget.

Dan lijkt de cloud een beter alternatief. Die is – in eerste instantie – goedkoper en sneller dan de eigen IT-afdeling, doet niet moeilijk over de hoeveelheid en bescherming en accepteert in principe alles wat je aanbiedt.

Is dat wat we willen? De cloud als afvalputje voor alle data die we maken? Data die enige relevantie heeft voor de organisatie, toch? Die enige waarde op termijn zal hebben, toch? Die de organisatie sterker, concurrerender, efficiënter of krachtdadiger moet maken? Of wordt informatie, na gebruik, een afvalproduct?

Ik heb soms het gevoel dat wij, informatici, de organisatie heel erg lui hebben gemaakt wat betreft het inzicht in de waarde van informatie en data. We namen de afgelopen jaren die verantwoordelijkheid met veel enthousiasme uit handen. Maar het wordt teveel! Organisatie, ruim je data nu eens op! Wij als IT-afdeling kunnen het niet meer!

Ik zie bij veel organisaties dat zij langzaam ondergaan in de tsunami aan data die door de organisatie wordt gegenereerd. Zonder enig waarde-kenmerk en zonder enig besef wat het betekent om die informatie te bewaren. Zonder enig besef wat het betekent die data op lange termijn beschikbaar te maken en zonder enig besef van de kosten.

Groeiende storage-behoefte
Als storage-leverancier zijn we enerzijds best blij met die groei van storage-behoefte. Wij moeten immers ook ons brood betalen als we naar de bakker gaan. Maar anderzijds doet het ons ook pijn om te zien hoe onverschillig met al die waardevolle data wordt omgegaan en hoe IT-afdelingen worstelen om aan de behoeften te voldoen met steeds beperktere budgeten.

Dus vanuit ons, als bekende data-opslagleverancier, de oproep:
        “Organisatie, ruim je data toch eens op!”
En als je dat zelf niet optimaal kunt, dan komen we graag helpen. Ons werk is niet anders. Elke dag migreren we petabytes aan data. Ongemerkt. Terwijl de verkoop doorgaat. De grootste data-beheerders ter wereld, zoals Vodafone, ATT en T-Mobile, vertrouwens ons om hun data veilig op te slaan of te migreren naar andere platformen.

Oude data
Maar we helpen ook met het analyseren van ‘oude’ data. Wat kan worden weggegooid, wat moet worden bewaard (bijvoorbeeld voor compliance-eisen) en toegankelijk zijn voor data-analyse?

In de catacomben van de IT-wereld is heel veel data verborgen. Op systemen die nog wel operationeel zijn, maar door een gang naar de cloud nauwelijks meer worden geraadpleegd. Die ooit als systeem zijn uitgezet maar waarvan de IT-afdeling niet weet of de data mag worden vernietigd. Wachtend op een seintje van de business . . .

Dat wordt lang wachten. De data-historie van de business is vaak niet meer dan enkele weken. Terwijl er decennia aan oude data ligt te wachten in de data-kelders op een verlossend woord van diezelfde business om óf te worden gearchiveerd óf te mogen worden weggegooid. En vergeet niet de overbodige licentiekosten als – omdat er nog data is – oude applicaties vaak ook in de lucht worden gehouden.

We worden helemaal enthousiast als we die bergen oude data zien die we potentieel kunnen opruimen, inhoudelijk kunnen classificeren of kunnen migreren naar platformen waar zij voor de toekomst beschikbaar zijn voor Big Data-toepassingen.

Maar ook om uw waardevolle data eens ordentelijk te archiveren, zodat u aan elk rechtelijk verzoek om historische data kunt voldoen.  Ook handig om dat een keer goed geregeld te hebben . . .

Photo by The Creative Exchange on Unsplash

An Old Blog from My EMC Days Around 2010,
…But Still Relevant Today!

Following the famous advertising slogan “Bart, clean up your toys now,” a similar message could be: “Business, clean up your data already!” IT departments struggle with the problem that the massive amounts of data generated by the organization need to be stored somewhere. However, the business provides little guidance on the value, retention period, security, and sustainability of the data it generates.

Data created three months ago often has little direct value for the creator. The project is completed, the deal is closed, the partnership is established, or the permit is granted. In short, data often has short-term value—except for the latest version of a document, the justification of a deal, the issued permit, or the result of a project.

Photo by Jonathan Francisca on Unsplash

But how is the IT department supposed to know that? Does the business even communicate whether the data it generates is relevant? The only true end user of data—the archivist—is left in the dark about the importance of the information we create together. Every year, 60% more data is produced. Every two years, the volume doubles. And the poor IT department—working with a shrinking budget—is expected to make it all work. The assumption is often: “IT will take care of it.” Organizations have become lazy when it comes to information management.

The Garbage Dump

The IT department has slowly become the dumping ground for the organization’s lack of discipline. The organization doesn’t bother to provide even basic metadata for the project data it just generated. Employees don’t take the time to fill out the properties page of their Word document or correctly describe their CAD model.

I call this information sloppiness. The cleaning staff will take care of the mess—except in this case, the IT department is the cleaning staff. IT rarely says, “Clean up your own mess,” but instead looks for ways to classify, archive, and back up all that data—often with a limited budget.

Then, the cloud starts to seem like a better alternative. It is—initially—cheaper and faster than the internal IT department. It doesn’t ask questions about volume or protection and generally accepts everything you throw at it.

Is that what we want? The cloud as a dumping ground for all the data we create? Data that has some relevance to the organization, right? Data that will have value over time, right? Data that is supposed to make the organization stronger, more competitive, more efficient, or more resilient? Or does information, after use, simply become waste?

I sometimes feel that we, as IT professionals, have made organizations incredibly lazy when it comes to understanding the value of information and data. Over the years, we eagerly took that responsibility off their hands. But it’s getting to be too much!

Organization, clean up your data already!
We, as the IT department, can’t do it anymore!

I see many organizations slowly drowning in the tsunami of data they generate. Without any value classification. Without any awareness of what it means to retain this data. Without any understanding of what it takes to keep this data accessible long-term. And without any consideration of the costs.

Growing Storage Needs

As a storage provider, we are, on one hand, pleased with the growing demand for storage. After all, we need to make a living too. But on the other hand, it pains us to see how carelessly valuable data is handled and how IT departments struggle to meet demands with ever-decreasing budgets.

So, as a well-known data storage provider, we say:
“Organization, clean up your data already!”
And if you can’t do it yourself, we’re happy to help. This is what we do every day: migrating petabytes of data—seamlessly, while business continues as usual. The world’s largest data managers, like Vodafone, AT&T, and T-Mobile, trust us to store their data securely or migrate it to other platforms.

Old Data

But we also help analyze “old” data. What can be discarded? What must be kept for compliance reasons? What needs to remain accessible for data analysis?

Hidden deep in the IT world, vast amounts of data are buried—on systems that are still technically operational but rarely accessed since the shift to the cloud. Systems that have been shut down, but the IT department doesn’t know whether the data can be deleted. Waiting for a signal from the business…

That will be a long wait. The business’s data history is often no more than a few weeks old, while decades’ worth of old data sits in digital storage rooms, waiting for that same business to decide whether it should be archived or deleted. And don’t forget the unnecessary licensing costs—since old applications often remain running simply because they still contain data.

We get excited when we see these mountains of old data—data that we can help clean up, classify, or migrate to platforms where it will be available for future Big Data applications.

But we can also help you properly archive your valuable data so that you can comply with any legal requests for historical records. It’s always good to have that properly organized…