Een oude blog uit mijn EMC-tijd rond 2010,
                                        . . .  maar nog steeds geldig! 

In navolging van de reclameboodschap “Bart, ruim je speelgoed nu eens op”, zou een soortgelijke boodschap kunnen luiden: “Business ruim je data toch eens op!”.  IT-afdelingen zitten met het probleem dat de grote hoeveelheden data die de organisatie produceert, ergens moeten worden opgeslagen. De business geeft echter weinig instructies over de waarde, de houdbaarheid, de veiligheid en de duurzaamheid van die gegenereerde data.

Data die drie maanden geleden is gecreëerd, heeft meestal weinig directe waarde meer voor de maker. Het project is afgesloten, de deal is rond, de samenwerking is een feit of de vergunning is verleend. Kortom, data heeft vaak een korte termijn waarde. Behalve de laatste versie van een document, de onderbouwing van een deal, de verstrekte vergunning of een projectresultaat.

Photo by Jonathan Francisca on Unsplash

Maar hoe kan de IT-afdeling dat weten? Vertelt de business überhaupt of de data die zij maakt relevant is? We laten de enige echte eindgebruiker van data, de archivaris, in het ongewisse over de importantie van de data die we met elkaar maken. Elk jaar 60% meer. Elke twee jaar een verdubbeling. En die arme IT-afdeling – met afnemend budget – moet er maar het beste van maken. Daar zorgt immers IT wel voor, wordt vaak gedacht. De organisatie is lui geworden wat betreft informatie.

Het afvalputje
De IT-afdeling is langzamerhand het afvalputje geworden voor de non-discipline van de organisatie, die niet de moeite neemt ‘even’ wat metadata bij de projectdata te leveren die net is gegenereerd.  Een organisatie die niet ‘even’ de moeite neemt de proporties-page van zijn Word-document in te vullen of het CAD-model juist te omschrijven.

Informatieslordigheid noem ik dat. De werkster ruimt de rommel wel op en in dit geval is de IT-afdeling de werkster. De IT-afdeling roept niet makkelijk: ‘Ruim je rommel zelf toch eens op’, maar zoekt naar wegen om al die data te classificeren, te archiveren en te back-uppen. Vaak met een beperkt budget.

Dan lijkt de cloud een beter alternatief. Die is – in eerste instantie – goedkoper en sneller dan de eigen IT-afdeling, doet niet moeilijk over de hoeveelheid en bescherming en accepteert in principe alles wat je aanbiedt.

Is dat wat we willen? De cloud als afvalputje voor alle data die we maken? Data die enige relevantie heeft voor de organisatie, toch? Die enige waarde op termijn zal hebben, toch? Die de organisatie sterker, concurrerender, efficiënter of krachtdadiger moet maken? Of wordt informatie, na gebruik, een afvalproduct?

Ik heb soms het gevoel dat wij, informatici, de organisatie heel erg lui hebben gemaakt wat betreft het inzicht in de waarde van informatie en data. We namen de afgelopen jaren die verantwoordelijkheid met veel enthousiasme uit handen. Maar het wordt teveel! Organisatie, ruim je data nu eens op! Wij als IT-afdeling kunnen het niet meer!

Ik zie bij veel organisaties dat zij langzaam ondergaan in de tsunami aan data die door de organisatie wordt gegenereerd. Zonder enig waarde-kenmerk en zonder enig besef wat het betekent om die informatie te bewaren. Zonder enig besef wat het betekent die data op lange termijn beschikbaar te maken en zonder enig besef van de kosten.

Groeiende storage-behoefte
Als storage-leverancier zijn we enerzijds best blij met die groei van storage-behoefte. Wij moeten immers ook ons brood betalen als we naar de bakker gaan. Maar anderzijds doet het ons ook pijn om te zien hoe onverschillig met al die waardevolle data wordt omgegaan en hoe IT-afdelingen worstelen om aan de behoeften te voldoen met steeds beperktere budgeten.

Dus vanuit ons, als bekende data-opslagleverancier, de oproep:
        “Organisatie, ruim je data toch eens op!”
En als je dat zelf niet optimaal kunt, dan komen we graag helpen. Ons werk is niet anders. Elke dag migreren we petabytes aan data. Ongemerkt. Terwijl de verkoop doorgaat. De grootste data-beheerders ter wereld, zoals Vodafone, ATT en T-Mobile, vertrouwens ons om hun data veilig op te slaan of te migreren naar andere platformen.

Oude data
Maar we helpen ook met het analyseren van ‘oude’ data. Wat kan worden weggegooid, wat moet worden bewaard (bijvoorbeeld voor compliance-eisen) en toegankelijk zijn voor data-analyse?

In de catacomben van de IT-wereld is heel veel data verborgen. Op systemen die nog wel operationeel zijn, maar door een gang naar de cloud nauwelijks meer worden geraadpleegd. Die ooit als systeem zijn uitgezet maar waarvan de IT-afdeling niet weet of de data mag worden vernietigd. Wachtend op een seintje van de business . . .

Dat wordt lang wachten. De data-historie van de business is vaak niet meer dan enkele weken. Terwijl er decennia aan oude data ligt te wachten in de data-kelders op een verlossend woord van diezelfde business om óf te worden gearchiveerd óf te mogen worden weggegooid. En vergeet niet de overbodige licentiekosten als – omdat er nog data is – oude applicaties vaak ook in de lucht worden gehouden.

We worden helemaal enthousiast als we die bergen oude data zien die we potentieel kunnen opruimen, inhoudelijk kunnen classificeren of kunnen migreren naar platformen waar zij voor de toekomst beschikbaar zijn voor Big Data-toepassingen.

Maar ook om uw waardevolle data eens ordentelijk te archiveren, zodat u aan elk rechtelijk verzoek om historische data kunt voldoen.  Ook handig om dat een keer goed geregeld te hebben . . .

Photo by The Creative Exchange on Unsplash