English version: scroll down

Hoe de overheid haar geheugen kan terugkrijgen (deel 2)

In het eerste deel van dit verhaal zagen we hoe de overheid, zonder dat iemand dat bewust heeft gewild, langzaam haar digitale geheugen aan het kwijtraken is. Niet omdat informatie verdwenen is, maar omdat informatie haar betekenis en samenhang heeft verloren. De overheid beschikt over meer documenten dan ooit tevoren, maar steeds vaker ontbreekt het vermogen om die informatie terug te vinden en – belangrijker – als één geheel te gebruiken.

Dat lijkt misschien een paradox. Hoe kan een organisatie die dagelijks duizenden documenten produceert toch moeite hebben om haar eigen geschiedenis terug te vinden? Het antwoord ligt in een fundamentele verandering die de digitale wereld met zich heeft meegebracht. Informatie is niet langer vanzelf verbonden met haar context. Een document op papier droeg zijn eigen betekenis met zich mee. Een digitaal document is slechts een stukje informatie in een veel groter technisch en organisatorisch ecosysteem.

De waarde van informatie ontstaat niet alleen door het document zelf, maar door de verbindingen eromheen. Wie heeft het gemaakt? Waarom is het gemaakt? Welke beslissing lag eraan ten grondslag? Welke andere documenten horen erbij? Welke gebeurtenis beschrijft het? Pas wanneer die samenhang behouden blijft, ontstaat geheugen.

Het geheugen begint niet bij het archief

Misschien moeten we daarom anders gaan kijken naar archiveren. Jarenlang hebben we archiveren gezien als iets wat aan het einde van een proces gebeurt. Eerst wordt informatie gemaakt, daarna wordt zij gebruikt, vervolgens wordt een dossier afgesloten en uiteindelijk wordt bepaald wat blijvend moet worden bewaard. Dat was logisch in de wereld van papier. Maar de digitale wereld werkt anders.

Een digitaal document kan in een fractie van een seconde worden gekopieerd, aangepast of verplaatst. De technische omgeving waarin het document ooit is gemaakt, kan binnen enkele jaren verdwijnen. De vraag of informatie betrouwbaar beschikbaar blijft, ontstaat daarom niet pas wanneer een dossier oud genoeg is om naar een archief te worden overgebracht. De belangrijkste keuze wordt veel eerder gemaakt. Op het moment waarop informatie ontstaat.

Een definitief vrijgegeven document heeft immers een bijzondere eigenschap. Het vertegenwoordigt een moment in de tijd. Het is de versie waarop een besluit is gebaseerd, waarop een ontwerp is goedgekeurd of waarop een afspraak is vastgelegd. Wanneer iemand later iets wijzigt, ontstaat niet een nieuw verleden, maar een nieuwe versie. Juist daarom verdient de oorspronkelijke bron bescherming. Niet omdat de wet dat over tien jaar vraagt. Maar omdat de betrouwbaarheid van de overheid vandaag begint.

Van bewaren achteraf naar vastleggen bij de bron

Deze verandering vraagt om een andere manier van denken. Archiveren is niet langer een activiteit die losstaat van het primaire proces. Het is onderdeel van het proces zelf. Wanneer een ambtenaar een besluit opstelt, wanneer een ingenieur een ontwerp vrijgeeft, wanneer een organisatie een overeenkomst sluit of wanneer een beleidsdocument definitief wordt vastgesteld, ontstaat informatie die later betekenis kan krijgen. Dat is het moment waarop het geheugen van de organisatie wordt gevormd.

Een overheid die pas jaren later probeert te reconstrueren wat er is gebeurd, loopt altijd achter de feiten aan. Een overheid die vanaf het begin zorgvuldig vastlegt, bouwt continu aan haar eigen geheugen. Daarmee verandert ook de rol van informatieprofessionals. Zij beheren niet alleen meer het verleden. Zij helpen het toekomstige geheugen van de organisatie ontwerpen. 

Maar wat doen we met het vergeten verleden?

Nieuwe informatie goed organiseren, is noodzakelijk. Maar het lost één groot probleem nog niet op. De afgelopen dertig jaar heeft een enorme digitale erfenis achtergelaten. Oude documenten, oude systemen, oude formaten en oude bestanden die ooit zijn gemaakt met een duidelijk doel, maar waarvan vandaag vaak niemand meer precies weet wat ze bevatten. Oude netwerkschijven zijn verworden tot digitale archiefdozen van onze tijd. 

Alleen staan deze dozen niet netjes in een depot met een inventaris erop. Ze staan verspreid over systemen, servers en applicaties. Sommige documenten hebben duidelijke metadata, andere nauwelijks. Sommige bestanden zijn herkenbaar, andere hebben namen als “versie_definitief_nieuw2.pdf”. En ergens tussen deze miljoenen documenten bevinden zich de besluiten, afspraken en gebeurtenissen die de geschiedenis van de overheid vormen. De vraag is alleen: Hoe vinden we die terug? 

Informatie moet zichzelf kunnen verklaren

De traditionele manier van archiveren is gebaseerd op mensen die documenten beoordelen, ordenen en beschrijven. Dat werkt uitstekend voor overzichtelijke hoeveelheden informatie. Maar niet voor miljoenen digitale documenten. Daarvoor is een andere benadering nodig. Niet langer alleen kijken naar waar een document staat, maar begrijpen wat erin staat. Een document bevat namelijk vaak zelf de aanwijzingen die nodig zijn om het te classificeren. De inhoud vertelt wat voor soort document het is. De tekst bevat namen, gebeurtenissen, besluiten en context. De betekenis zit niet alleen in de titel of de map waarin het document ooit is opgeslagen.

Door digitale informatie inhoudelijk te analyseren, ontstaat de mogelijkheid om grote hoeveelheden historische informatie opnieuw toegankelijk te maken. Niet door ieder document handmatig te openen. Maar door technologie te gebruiken om patronen, relaties en betekenis te herkennen. De archivaris blijft degene die bepaalt wat waarde heeft en wat behouden moet blijven. En wat op basis van de huidige privacy wetgeving intussen dwingend moet worden vernietigd. Nieuwe technologie maakt het mogelijk om eindelijk weer grip te krijgen op de schaal van het probleem. Om ‘zwarte data’ te doorzoeken en te openen. 

Waarom wachten tot het einde van de keten?

De afgelopen jaren zijn e-depots ontstaan als oplossing om digitale informatie afdoende en langdurig te kunnen archiveren. Er zijn intussen ook betrouwbare platformen die deze digitale informatie tot de ‘eeuwigheid’ kunnen bewaren en inhoudelijk beschikbaar houden. Alleen zij moeten wel gevuld worden met de informatie vanuit de bron. De creator. De bewerker, de eerste gebruikers. En het liefts zo snel mogelijk. Want waarom zou informatie eerst jarenlang moeten wachten voordat zij onderdeel wordt van het geheugen van de overheid?

Een document dat vandaag zijn definitieve betekenis krijgt, hoeft niet eerst een lange reis door verschillende systemen te maken voordat het veiliggesteld wordt. Het geheugen van een organisatie ontstaat niet aan het einde van het proces. Het ontstaat bij de bron. Hierbij kan een pre-depot een nuttige tussenstap zijn, maar het kan nooit de fundamentele oplossing zijn voor een probleem dat eerder in de informatieketen ontstaat. 

De ontbrekende schakel

Vanuit deze gedachte – en de ervaringen uit de toeslagenaffaire – is als initiatief ArQiver ontstaan. Niet vanuit de behoefte om nóg een archiefsysteem te bouwen. Maar vanuit de veel fundamentelere vraag: Hoe zorgen we ervoor dat de overheid haar geheugen terugkrijgt? Niet twintig of straks tien jaar later, maar op het moment dat informatie ontstaat. 

Het antwoord bestaat uit twee bewegingen die samen één geheel zijn gaan vormen. De eerste beweging kijkt vooruit. Nieuwe digitale informatie moet vanaf het moment van ontstaan betrouwbaar kunnen worden vastgelegd. het liefst direct en automatisch. Zodra een document definitief wordt vrijgegeven, kan het vanuit de authentieke bron direct worden bevroren en veiliggesteld. Daarmee blijft niet alleen de inhoud behouden, maar ook de context, de versie en de bewijswaarde. Een soort geboortebewijs van nieuwe data waar ik eerder over heb geschreven ‘NFD: het geboortebewijs van data‘.  

De tweede beweging kijkt terug. De enorme hoeveelheid bestaande en vaak grijze of zelfs zwarte digitale informatie moet alsnog worden gearchiveerd en (dus!) opnieuw worden onderzocht. Door documenten inhoudelijk te analyseren, kunnen ontbrekende metadata worden aangevuld, kan informatie worden geclassificeerd en gesegmenteerd en kan worden bepaald welke documenten onderdeel moeten worden van het blijvende geheugen van de overheid.

Zo ontstaat een verbinding tussen verleden en toekomst. Nieuwe informatie raakt niet opnieuw verloren. Bestaande informatie krijgt opnieuw betekenis. 

Het geheugen terugbrengen

De nieuwe Archiefwet is daarmee meer dan een wettelijke verplichting. Zij is een uitnodiging om opnieuw na te denken over de rol van informatie binnen de overheid. Want uiteindelijk gaat archiveren niet over dozen, bestanden of systemen. Het gaat over vertrouwen.

Een burger moet erop kunnen vertrouwen dat de overheid kan uitleggen waarom zij een besluit heeft genomen. Een ambtenaar moet kunnen beschikken over de informatie die nodig is om zorgvuldig te handelen. Een bestuurder moet kunnen aantonen waarop keuzes zijn gebaseerd. En een burger heeft het recht om zijn overheid daarop aan te spreken.

Dat kan alleen wanneer de overheid haar eigen geheugen betrouwbaar beheert. De technologie om dat mogelijk te maken bestaat inmiddels. De kennis is beschikbaar. De urgentie is groter dan ooit. De uitdaging is nu om informatie weer te behandelen als wat zij altijd is geweest: het collectieve geheugen van de samenleving. Onze digitale erfenis, die we alsnog inzichtelijk, begrijpelijk en duurzaam toegankelijk moeten maken.

Vanuit die overtuiging is ArQiver verder uitgebouwd en intussen als werkende oplossing beschikbaar. Niet om nóg een archiefsysteem te leveren, maar als een hulpmiddel om de overheid haar geheugen terug te geven en de achterstanden in digitale archivering beheersbaar te maken.

Want een overheid zonder geheugen verliest haar verleden. En wie zijn verleden niet meer kent, kan het heden niet goed beoordelen en de toekomst al helemaal niet verkennen.

Misschien is dat wel de belangrijkste les van de digitale revolutie. De oudste taak van de overheid is nooit veranderd. Sinds de eerste beschavingen ontstonden, is zij verantwoordelijk voor het betrouwbaar vastleggen van de gebeurtenissen waarop een samenleving haar rechten, plichten en geschiedenis baseert. Daar ligt haar belangrijkste bijdrage aan de maatschappij. 

Wanneer een overheid haar geheugen verliest, verliezen burgers uiteindelijk ook hun vertrouwen in dat – steeds digitaler – collectieve geheugen. En juist dat vertrouwen is de stille pijler onder iedere democratische rechtsstaat.

Dat mogen we als samenleving nooit laten gebeuren.

——————————-translated by ChatGPT  ——————————

Government’s Memory

Recovering Government’s Memory (Part II)

In the first part of this essay, we explored how governments have gradually lost their digital memory—not through negligence or intent, but because information has become detached from the context that gives it meaning. Gsovernments possess more documents than at any other point in history, yet they are increasingly unable to retrieve that information and, more importantly, to use it as a coherent whole.

At first glance, this seems paradoxical. How can an organization that creates thousands of documents every day struggle to reconstruct its own history?

The answer lies in one of the defining characteristics of the digital age. Information is no longer intrinsically connected to its context. A paper document carried much of its own meaning. A digital document, by contrast, is only one component within a far larger technical and organizational ecosystem.

The value of information therefore lies not only in the document itself, but in the relationships surrounding it. Who created it? Why was it created? Which decision did it support? Which other documents belong to the same case? What event does it describe?

Only when those relationships are preserved does information become memory.

Memory Does Not Begin in the Archive

Perhaps it is time to rethink what we mean by archiving.

For decades, archiving has been treated as the final stage of an information lifecycle. Information is created, used, filed away, and eventually transferred to an archive once it has reached the appropriate age. That approach made perfect sense in the world of paper.

The digital world operates according to different rules.

A digital document can be copied, modified, relocated, or deleted within seconds. The technical environment in which it was created may disappear within only a few years. Consequently, the question of whether information will remain trustworthy does not begin when a record is transferred to an archive. It begins the moment that information comes into existence.

A formally approved document represents a specific moment in time. It is the version upon which a decision was made, a design was approved, a contract was signed, or a policy was adopted. If someone later changes that document, history does not change. A new version is created.

That is precisely why the original deserves protection.

Not because legislation may require its transfer ten years from now.

But because the trustworthiness of government begins today.

From Archiving at the End to Preservation at the Source

This requires a fundamental shift in perspective.

Archiving can no longer be regarded as a separate activity performed after the primary business process has finished. It must become an integral part of that process.

Every time a civil servant drafts a decision, an engineer approves a design, an agency signs an agreement, or a policy document reaches its final version, information is created that may one day become evidence. That is the very moment when institutional memory begins to take shape.

A government that attempts to reconstruct events years later will always remain one step behind reality.

A government that preserves trustworthy information from the very beginning continuously strengthens its institutional memory.

This also changes the role of archivists and information professionals.

They are no longer merely custodians of the past.

They become architects of the organization’s future memory.

But What About the Forgotten Past?

Managing new information correctly is essential.

It does not, however, solve the greatest challenge.

Over the past three decades, governments have accumulated an enormous digital legacy. Old applications. Obsolete file formats. Legacy databases. Forgotten network drives. Millions of documents created for clear purposes at the time, but whose content, context, and significance have often faded from view.

These forgotten repositories have become the archive boxes of the digital age.

Unlike the carefully catalogued shelves of a physical archive, however, these boxes are scattered across servers, cloud platforms, obsolete applications, and shared drives. Some documents still contain rich metadata; many contain almost none. Others bear filenames familiar to anyone who has worked in a large organization: final_version_new2.pdf.

Hidden among these millions of files are the decisions, agreements, policies, and events that collectively tell the story of government.

The challenge is no longer preserving them.

The challenge is finding—and understanding—them again.

Information Must Be Able to Explain Itself

Traditional archival practice depends upon people who examine, classify, describe, and preserve records.

That approach works remarkably well when collections remain manageable.

It becomes impossible when millions—or even billions—of digital documents are involved.

A different approach is required.

Instead of asking where a document is stored, we must ask what the document actually contains.

In many cases, the information needed for classification already exists within the document itself. The content reveals its purpose. The text identifies people, organizations, events, decisions, and relationships. Meaning is embedded not in the filename or directory structure, but in the information itself.

Modern semantic technologies make it possible to analyze enormous collections of historical information, automatically identifying patterns, relationships, document types, and missing metadata.

This is not about replacing archivists.

It is about giving them the ability to work at a scale that has never before been possible.

Technology provides the reach.

Professional judgment continues to provide the accountability.

It also enables governments to identify information that no longer has archival value and, under today’s increasingly stringent privacy legislation, should be securely destroyed rather than preserved indefinitely.

Perhaps for the first time, governments have the technological means to unlock what many organizations refer to as dark data—vast collections of information that exist but whose value has become invisible.

Why Wait Until the End of the Information Lifecycle?

Over the past decade, digital repositories and trusted e-depots have emerged as reliable solutions for the long-term preservation of digital records. Many now provide highly robust environments capable of preserving digital information for generations while maintaining its authenticity and accessibility.

Yet even the best archive can preserve only what it receives.

Information must still arrive from its source.

From the people who create it.

From the systems that manage it.

From the business processes where it first acquires meaning.

Why should valuable information spend years moving through applications, migrations, and organizational transitions before becoming part of government’s institutional memory?

A document that has acquired its definitive meaning today does not need to undertake a long and uncertain journey before it can be trusted.

Institutional memory is not created at the end of the information lifecycle.

It is created at the source.

Pre-depots can undoubtedly play a valuable role as transitional environments. But they can never solve a problem that originates much earlier in the information chain.

The Missing Link

It was from this realization—and from the lessons of the Dutch childcare benefits scandal—that ArQiver emerged.

Not from the ambition to build yet another archival application.

But from a much more fundamental question.

How can governments recover their institutional memory?

Not twenty years later.

Not even ten years later.

But at the very moment information is created.

The answer combines two complementary movements.

The first looks forward.

New digital information should be preserved as an authentic source the moment it reaches its definitive status. Content, context, version history, and evidential value are captured together, creating something comparable to a birth certificate for digital information—a trustworthy record of its origin.

The second movement looks backward.

Governments possess enormous collections of legacy information that remain largely unexplored. By analyzing documents semantically, enriching them with missing metadata, and understanding their content rather than merely their filenames, these historical collections can once again become meaningful.

Some records belong permanently to society’s institutional memory.

Others, under today’s legal and privacy frameworks, should be responsibly destroyed.

For the first time, both decisions can be made on the basis of understanding rather than assumption.

In this way, the past and the future become connected.

New information no longer disappears into tomorrow’s backlog.

Old information regains its meaning.

Recovering Institutional Memory

The new Dutch Archives Act is therefore far more than another legal obligation.

It is an invitation to rethink the role of information in government itself.

Ultimately, archiving has never been about boxes, files, or software platforms.

It is about trust.

Citizens must be able to trust that government can explain why a decision was made.

Civil servants must have access to reliable information in order to make responsible decisions.

Public leaders must be able to demonstrate the evidence upon which their policies are based.

And citizens have the right to hold them accountable.

None of this is possible unless government manages its institutional memory with the same care that previous generations devoted to their paper archives.

The technology now exists.

The knowledge exists.

The urgency has never been greater.

Our challenge is to treat information once again for what it has always been: the institutional memory of society—our shared digital heritage that must remain understandable, accessible, and trustworthy for generations to come.

It is from that conviction that ArQiver was created.

Not simply as another archival system.

But as an initiative to help governments recover their memory and address decades of accumulated digital backlog before it becomes irreversible.

Because a government that loses its memory loses its past.

And a government that no longer understands its past cannot judge the present—let alone prepare for the future.

Perhaps that is the most important lesson of the digital revolution.

The oldest responsibility of government has never changed.

Since the earliest civilizations, governments have existed to record the events upon which societies build their rights, obligations, and collective history. That remains one of government’s most fundamental contributions to civilization.

When governments lose their memory, citizens ultimately lose confidence in that shared memory.

And trust, more than technology, is the silent foundation upon which every democratic society depends.

We cannot afford to lose it.