{"id":87034,"date":"2026-06-01T11:01:30","date_gmt":"2026-06-01T11:01:30","guid":{"rendered":"https:\/\/hanstimmerman.me\/?p=87034"},"modified":"2026-06-02T10:53:58","modified_gmt":"2026-06-02T10:53:58","slug":"het-pre-depot-bestaat-eigenlijk-niet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/het-pre-depot-bestaat-eigenlijk-niet\/","title":{"rendered":"Waarom het pre-depot eigenlijk niet bestaat"},"content":{"rendered":"

English version: scroll down<\/em><\/span><\/p>\n

De afgelopen maanden kom ik het begrip steeds vaker tegen. In marktconsultaties, aanbestedingen, presentaties en gesprekken over de nieuwe Archiefwet. Organisaties zoeken een pre-depot. Dus leveranciers bieden een pre-depot aan en adviseurs schrijven over pre-depots alsof het de meest vanzelfsprekende bouwsteen van de toekomstige informatiehuishouding is.<\/span><\/h5>\n
Toch bekruipt mij iedere keer hetzelfde gevoel. Iedereen gebruikt het woord, maar zelden lijkt iedereen hetzelfde te bedoelen. Voor de ene organisatie is een pre-depot een tijdelijke opslagplaats voor informatie uit oude zaaksystemen. Voor een andere organisatie is het een omgeving waarin archieven worden voorbereid op opname in een e-depot. Weer anderen beschrijven het als een centrale voorziening waar informatie kan worden ondergebracht zodra deze niet meer actief wordt gebruikt.<\/span><\/h5>\n

Dat roept een interessante vraag op. Als een begrip zo vaak wordt gebruikt en tegelijkertijd zo verschillend wordt uitgelegd, hebben we het dan wel over hetzelfde? Misschien is dat niet eens de belangrijkste vraag. Misschien is de interessantere vraag waarom het begrip \u00fcberhaupt is ontstaan. Om dat te begrijpen moeten we eerst terug naar de manier waarop we jarenlang naar archieven hebben gekeken.<\/span><\/p>\n

Transformatie van papier naar digitaal<\/span><\/h3>\n

Lange tijd was archiveren iets wat aan het einde van een proces plaatsvond. Een document werd gemaakt, gebruikt, opgeslagen en uiteindelijk afgesloten. Daarna bleef het nog jaren aanwezig in een dossier, een archiefruimte of een applicatie. Pas wanneer een wettelijke termijn verstreken was, werd besloten of het document vernietigd moest worden of blijvend bewaard zou blijven. Het archief was daarmee het eindstation van een reis die soms tientallen jaren duurde.<\/span><\/p>\n

Dat model werkte uitstekend zolang informatie voornamelijk uit papier bestond. Een papieren dossier had geen software nodig. Geen database. Geen leverancier. Een map die twintig jaar geleden in een archiefkast werd geplaatst, kon vandaag nog steeds worden geopend en gelezen. Digitale informatie gedraagt zich anders. Een document bestaat tegenwoordig zelden op zichzelf. Het maakt deel uit van een applicatie, een zaakdossier, een workflow, een database en een verzameling metadata. Vaak is het verbonden met andere systemen waarvan de gebruiker zich nauwelijks bewust is.<\/span><\/p>\n

Het systeem leeft korter dan het document<\/span><\/h3>\n

En precies daar ontstaat een probleem dat steeds zichtbaarder wordt. De bewaartermijn van informatie is vaak langer dan de levensduur van de systemen waarin die informatie wordt opgeslagen. Dat klinkt als een detail, maar het verklaart veel van de discussies die vandaag worden gevoerd. Een document dat volgens de wet twintig jaar beschikbaar moet blijven, bevindt zich niet zelden in een applicatie die over zeven of acht jaar wordt vervangen. Soms zelfs eerder.<\/span><\/p>\n

Organisaties moeten vervolgens migratieprojecten uitvoeren, gegevens exporteren, metadata reconstrueren en hopen dat de context onderweg niet verloren gaat. Wie ooit betrokken is geweest bij een systeemvervanging weet hoe ingewikkeld dat kan zijn. Misschien is dat wel de werkelijke reden waarom het pre-depot zo populair wordt. Niet omdat de Archiefwet daarom vraagt, maar omdat organisaties een oplossing zoeken voor een probleem dat de digitale wereld zelf heeft gecre\u00eberd.<\/span><\/p>\n

Het pre-depot is dan geen doel op zichzelf, maar een antwoord op de vraag hoe je informatie kunt losmaken van systemen die een kortere levensduur hebben dan de informatie die zij bevatten.<\/span><\/p>\n

Pre-depot als concept<\/span><\/h3>\n

Het is overigens interessant dat het begrip pre-depot nauwelijks een formele juridische betekenis heeft. De Archiefwet kent het begrip niet. Wie in de wet zoekt naar definities vindt wel de archiefbewaarplaats en tegenwoordig ook het e-depot als algemeen geaccepteerd concept voor duurzaam digitaal archiefbeheer. Het pre-depot bevindt zich ergens tussen die twee werelden in.<\/span><\/p>\n

Het begrip pre-depot ontstond overigens niet vanuit wetgeving, maar vanuit de praktijk. Toen de eerste e-depotvoorzieningen op de markt verschenen, bleek de bereidheid om deze daadwerkelijk te gebruiken beperkt. Het pre-depot werd daardoor een pragmatische tussenstap: een omgeving waarin informatie kon worden voorbereid op uiteindelijke overbrenging.<\/span><\/p>\n

Misschien kunnen we het nog het beste zien als een wachtkamer. Een tijdelijke tussenvoorziening voor informatie die haar functie in het primaire proces heeft verloren, maar nog niet definitief is vernietigd of overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Een plek waar informatie terechtkomt voordat wordt besloten wat haar uiteindelijke bestemming wordt. Vernietigen, bewaren, overbrengen of openbaar maken; het kan allemaal nog. Dat verklaart ook waarom leveranciers en organisaties er zo verschillend naar kijken. Voor sommigen is het een technische oplossing. Voor anderen een organisatorische voorziening. En voor weer anderen een noodzakelijke tussenstap op weg naar een e-depot.<\/span><\/p>\n

Toch begint hier ook een andere gedachte zichtbaar te worden. Misschien bestaat het pre-depot juist omdat we twee tijdperken tegelijk proberen te bedienen. Enerzijds de wereld waarin archiveren iets is dat aan het einde van een proces plaatsvindt. Anderzijds een volledig digitale werkelijkheid waarin informatie veel eerder los raakt van de systemen waarin zij is ontstaan.<\/span><\/p>\n

Andere invalshoek<\/span><\/h3>\n

Toch vraag ik mij af of we daarmee niet naar het verkeerde onderdeel van de keten kijken. Wat namelijk opvalt, is dat vrijwel alle discussies nog steeds uitgaan van hetzelfde uitgangspunt: archiveren gebeurt later. Later wanneer een zaak is afgesloten. Later wanneer een document niet meer actief wordt gebruikt. Later wanneer een systeem wordt uitgefaseerd. Later wanneer de wettelijke termijn voor overbrenging is bereikt. Maar waarom eigenlijk?<\/span><\/p>\n

Op het moment dat een document wordt vrijgegeven, is vrijwel alle relevante informatie bekend. De auteur is bekend. De context is bekend. De metadata zijn beschikbaar. De relatie met andere documenten is zichtbaar. Authenticiteit en herkomst zijn aantoonbaar. Dat is precies het moment waarop de informatie het rijkst is aan context. Vanaf dat moment begint die context langzaam af te brokkelen. Medewerkers vertrekken. Organisaties veranderen. Applicaties worden vervangen. Leveranciers verdwijnen. Metadata raken zoek. Koppelingen worden aangepast.<\/span><\/p>\n

En toch kiezen we vaak juist dat latere moment om te gaan archiveren. Dat voelt steeds minder logisch. Misschien proberen we het verkeerde probleem op te lossen. In plaats van steeds nieuwe voorzieningen tussen bron en archief te bouwen, zouden we ook kunnen kijken naar het begin van de informatieketen.<\/span><\/p>\n

Bronarchiveren?<\/span><\/h3>\n

Misschien is dat de reden waarom het begrip bronarchiveren de laatste jaren aandacht krijgt. Het uitgangspunt daarvan is eigenlijk verrassend eenvoudig. Niet wachten tot informatie moet worden gearchiveerd, maar archiveren zodra informatie daarvoor gereed is. Misschien is zelfs de term bronarchiveren niet juist. Archiveren hoeft immers niet te betekenen dat informatie fysiek wordt verplaatst. Een document kan in zijn oorspronkelijke systeem blijven staan en toch formeel de status van gearchiveerde informatie krijgen. Wat verandert, is niet de locatie, maar de status van de informatie.<\/span><\/p>\n

Tijdens mijn jaren in de vliegtuigindustrie was dat eigenlijk heel normaal. Op het moment dat een technische tekening werd vrijgegeven, veranderde de status van dat document fundamenteel. Het was niet langer een werkdocument van een engineer, maar een formeel onderdeel van een gecertificeerde configuratie. Vanaf dat moment werd de integriteit van dat document belangrijker dan het dagelijkse gebruik ervan. Herkomst, wijzigingen en relaties moesten aantoonbaar blijven.<\/span><\/p>\n

In feite begon daar het archiefbeheer al. Niet als eindpunt van een proces, maar als eigenschap van informatie vanaf het moment waarop die informatie een formele status krijgt. Dat betekent niet automatisch dat alles direct openbaar wordt. Het betekent evenmin dat bewaartermijnen verdwijnen. Wat verandert is dat duurzame bewaring veel eerder begint dan we gewend waren. In zo’n model verschuift het archief van de achterkant naar de voorkant van de informatieketen. En precies daar wringt het soms nog met de manier waarop we wetgeving, systemen en processen hebben ingericht.<\/span><\/p>\n

Archiefwet ook voor 100% digitaal?<\/span><\/h3>\n

Misschien is dat wel de werkelijke verandering die achter de nieuwe Archiefwet schuilgaat. Veel aandacht gaat uit naar de verkorting van de overbrengingstermijn naar tien jaar. Dat is begrijpelijk, want het is een zichtbare wijziging. Maar de fundamentele vraag ligt ergens anders.<\/span><\/p>\n

Wanneer begint archiveren eigenlijk? Die vraag was in een papieren wereld minder relevant. De fysieke drager overleefde meestal het proces waarin hij was ontstaan. In een digitale wereld is dat niet langer vanzelfsprekend. Daar overleven documenten vaak meerdere generaties systemen.<\/span><\/p>\n

Zolang we archiveren blijven zien als iets dat pas jaren na het ontstaan van informatie plaatsvindt, zullen we nieuwe tussenvoorzieningen blijven bouwen om de gevolgen daarvan op te vangen. Maar zodra archiveren onderdeel wordt van het ontstaan van informatie zelf, verandert het speelveld volledig.<\/span><\/p>\n

Dat roept een nieuwe vraag op. Als moderne systemen steeds beter in staat zijn archiefwaardige informatie te beheren, metadata vast te leggen en vernietiging uit te voeren, waarvoor hebben we het pre-depot dan nog nodig? Mogelijk ligt het antwoord niet langer in archivering zelf, maar in aanvullende diensten rondom toegankelijkheid, vindbaarheid en beheer.<\/span><\/p>\n

Misschien kijken we daarom over tien jaar terug op het pre-depot als een typisch begrip uit een overgangsperiode. Een periode waarin organisaties langzaam ontdekten dat het echte vraagstuk niet ging over waar informatie naartoe moest, maar over het moment waarop duurzame bewaring eigenlijk begint. <\/span><\/p>\n

En misschien ontdekken we dan dat een archief niet langer een plaats is waar informatie uiteindelijk terechtkomt.
\nMaar een eigenschap die informatie krijgt, op het moment dat zij formeel onderdeel wordt van het geheugen van een organisatie.<\/span><\/em><\/strong><\/p>\n

Photo by Tiger Lily<\/a><\/span><\/p>\n

\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014-Translated by ChatGPT.\u00a0 <\/span>\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014\u2014-<\/span><\/p>\n

Why the Pre-Depot Doesn’t Really Exist<\/h2>\n
Over the past few months, I have come across the term pre-depot<\/em> more and more frequently. In market consultations, procurement processes, presentations, and discussions surrounding the new Archives Act. Organizations are looking for a pre-depot. Vendors are therefore offering pre-depot solutions, and consultants write about them as if they are the most obvious building block of tomorrow’s information landscape.<\/h5>\n
Yet I find myself with the same feeling every time. Everyone uses the term, but rarely does everyone mean the same thing. For one organization, a pre-depot is a temporary storage facility for information extracted from legacy case management systems. For another, it is an environment where records are prepared for transfer into an e-depot. Others describe it as a central repository where information can be placed once it is no longer actively used.<\/h5>\n

That raises an interesting question. If a concept is used so frequently and interpreted in so many different ways, are we even talking about the same thing? Perhaps that is not the most important question. Perhaps the more interesting question is why the concept emerged in the first place. To understand that, we need to revisit how we have viewed archives for decades.<\/p>\n

From Paper to Digital<\/h3>\n

For a long time, archiving was something that happened at the end of a process. A document was created, used, stored, and eventually closed. It would then remain in a file, archive room, or application for years. Only after a statutory retention period had expired would a decision be made whether the document should be destroyed or preserved permanently.<\/p>\n

The archive was therefore the final destination of a journey that could last decades.<\/p>\n

That model worked remarkably well as long as information was primarily paper-based. A paper file required no software, no database, and no vendor. A folder placed in a filing cabinet twenty years ago could still be opened and read today.<\/p>\n

Digital information behaves differently. A document rarely exists on its own. It is part of an application, a case file, a workflow, a database, and a collection of metadata. It is often connected to other systems that users may not even be aware of.<\/p>\n

The System Lives Shorter Than the Document<\/h3>\n

And this is where a problem becomes increasingly visible.<\/p>\n

The retention period of information is often longer than the lifespan of the systems in which that information is stored.<\/p>\n

That may sound like a minor detail, but it explains many of the discussions taking place today. A document that must remain available for twenty years under legal requirements is often stored in an application that will be replaced after seven or eight years. Sometimes even sooner.<\/p>\n

Organizations then face migration projects, data exports, metadata reconstruction efforts, and the constant risk that context will be lost along the way. Anyone who has ever been involved in a system replacement knows how complicated this can become.<\/p>\n

Perhaps this is the real reason why the pre-depot has become so popular. Not because the Archives Act requires it, but because organizations are looking for a solution to a problem created by the digital world itself.<\/p>\n

The pre-depot is therefore not a goal in itself, but an answer to the question of how information can be detached from systems that have a shorter lifespan than the information they contain.<\/p>\n

The Pre-Depot as a Concept<\/h3>\n

Interestingly, the term pre-depot<\/em> has little formal legal meaning. It does not appear in archival legislation. What the law does recognize are archival repositories and, more recently, the e-depot as an accepted concept for sustainable digital preservation.<\/p>\n

The pre-depot exists somewhere in between.<\/p>\n

The concept did not emerge from legislation but from practice. When the first e-depot solutions became available, many public organizations and archival institutions were not yet ready to adopt them. The pre-depot therefore emerged as a pragmatic intermediate step: an environment where information could be prepared for eventual transfer to an e-depot or archival repository.<\/p>\n

Perhaps the best way to understand it is as a waiting room. A temporary environment for information that has lost its active role in operational processes but has not yet been formally destroyed or transferred.<\/p>\n

A place where information resides before its ultimate destination is determined. Destruction, preservation, transfer, or publication are all still possible.<\/p>\n

This also explains why suppliers and organizations interpret the concept so differently. For some, it is a technical solution. For others, an organizational facility. For yet others, a necessary step toward an e-depot.<\/p>\n

Yet another thought begins to emerge here. Perhaps the pre-depot exists because we are trying to serve two eras simultaneously: a world in which archiving happens at the end of a process and a fully digital reality in which information becomes detached from its originating systems much earlier.<\/p>\n

A Different Perspective<\/h3>\n

Yet I wonder whether we are focusing on the wrong part of the chain.<\/p>\n

What stands out is that nearly all discussions still start from the same assumption: archiving happens later.<\/p>\n

Later when a case is closed.<\/p>\n

Later when a document is no longer actively used.<\/p>\n

Later when a system is decommissioned.<\/p>\n

Later when the legal transfer period has been reached.<\/p>\n

But why?<\/p>\n

At the moment a document is formally released, virtually all relevant information is available. The author is known. The context is known. Metadata is complete. Relationships to other documents are visible. Authenticity and provenance can be demonstrated.<\/p>\n

This is precisely the moment when information is richest in context.<\/p>\n

From that moment onward, context gradually begins to erode. Employees leave. Organizations change. Applications are replaced. Vendors disappear. Metadata gets lost. Connections are modified.<\/p>\n

Yet we often choose precisely that later moment to archive.<\/p>\n

That increasingly feels illogical.<\/p>\n

Perhaps we are trying to solve the wrong problem. Instead of building ever more intermediate facilities between source systems and archives, we might want to look at the beginning of the information chain.<\/p>\n

Source Archiving<\/h3>\n

Perhaps this explains the growing interest in source archiving.<\/p>\n

The principle is surprisingly simple. Do not wait until information must be transferred; archive it as soon as it is ready.<\/p>\n

In fact, even the term source archiving<\/em> may be misleading. Archiving does not necessarily mean physically moving information. A document can remain in its original system while formally acquiring archival status. What changes is not the location of the information, but its status.<\/p>\n

During my years in the aerospace industry, this was entirely normal. The moment a technical drawing was formally released, its status fundamentally changed. It was no longer an engineer’s working document but a formal part of a certified configuration. From that point onward, the integrity of the document became more important than its day-to-day use. Provenance, changes, and relationships had to remain demonstrable.<\/p>\n

In effect, the information had already acquired its archival status.<\/p>\n

Not as the endpoint of a process, but as a characteristic of information from the moment it gains formal significance.<\/p>\n

And that is where the real shift may be taking place.<\/p>\n

Is the Archives Act Ready for a Fully Digital World?<\/h3>\n

Perhaps this is the real transformation hidden behind the new Archives Act.<\/p>\n

Much attention is focused on reducing the transfer period to ten years. That is understandable because it is a visible change. But the fundamental question lies elsewhere.<\/p>\n

When does archiving actually begin?<\/p>\n

In a paper-based world, that question was less relevant. The physical medium usually outlived the process that created it. In a digital world, that is no longer self-evident. Documents often outlive several generations of systems.<\/p>\n

As long as we continue to see archiving as something that happens years after information is created, we will continue building intermediate solutions to compensate for that delay. But once archiving becomes part of the creation and formalization of information itself, the entire landscape changes.<\/p>\n

This raises a new question. If modern systems are increasingly capable of managing archival information, capturing metadata, and executing destruction processes, why do we still need a pre-depot?<\/p>\n

Perhaps the answer no longer lies in archiving itself, but in additional services focused on accessibility, discoverability, and information management.<\/p>\n

Perhaps, ten years from now, we will look back on the pre-depot as a concept typical of a transitional era. A period in which organizations gradually discovered that the real question was not where information should go, but when sustainable preservation actually begins.<\/p>\n

And perhaps we will discover that an archive is no longer a place where information eventually ends up, but a property that information acquires the moment it formally becomes part of an organization’s memory.<\/h4>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Perhaps, ten years from now, we will look back on the pre-depot as a concept typical of a transitional era. A period in which organizations gradually discovered that the real question was not where information should go, but when sustainable preservation actually begins.<\/p>\n

And perhaps we will discover that an archive is no longer a place where information eventually ends up, but a property that information acquires the moment it formally becomes part of an organization’s memory.<\/p>","protected":false},"author":3,"featured_media":87038,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_feature_clip_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_post_was_ever_published":false},"categories":[380,70,72,75,78,80,138],"tags":[1035,1036,1037,84,631,983,992,1014,1034],"class_list":["post-87034","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archiving","category-data-ownership","category-digitalisation","category-innovation","category-storage","category-trusted-it","category-strategie","tag-edepot","tag-publicsector","tag-digitalsouvereignty","tag-compliance","tag-digitaltransformation","tag-recordsmanagement","tag-informationgovernance","tag-datastrategy","tag-archives"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/hanstimmerman.me\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/pexels-tiger-lily-4481326-scaled.jpg?fit=2560%2C1706&ssl=1","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/87034","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=87034"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/87034\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":87050,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/87034\/revisions\/87050"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/87038"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=87034"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=87034"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=87034"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}