{"id":85379,"date":"2025-03-03T14:45:22","date_gmt":"2025-03-03T14:45:22","guid":{"rendered":"https:\/\/hanstimmerman.me\/?p=85379"},"modified":"2025-03-06T17:07:03","modified_gmt":"2025-03-06T17:07:03","slug":"notarisatie-en-legalisatie-van-data-en-documenten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/notarisatie-en-legalisatie-van-data-en-documenten\/","title":{"rendered":"Notarisatie en legalisatie van data en documenten"},"content":{"rendered":"<h5><span style=\"color: #000000;\">Notarisatie is het proces waarbij de feiten in een document worden gecontroleerd en officieel worden bekrachtigd. Dit is vaak een noodzakelijke stap wanneer u documenten (ook) in het buitenland wilt gebruiken. In veel gevallen moeten deze documenten eerst worden genotariseerd voordat ze legaal kunnen worden gedeeld of in een proces kunnen worden gebruikt. Bij notari\u00eble betekening controleert een notaris de identiteit van de ondertekenaar en diens bevoegdheid om het document te ondertekenen.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/span><\/h5>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Het document kan op twee andere manieren gelegaliseerd en (internationaal) erkend worden: de rechtbank plaatst een apostille (stempel of sticker) op het document die bevestigt dat de handtekening authentiek is. Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag, waardoor documenten met een apostille direct geldig zijn in alle deelnemende landen. Legalisatie kan ook via het Consulair Dienstencentrum (CDC). Dit proces zorgt ervoor dat de echtheid van het document wordt erkend door andere buitenlandse autoriteiten. Door deze stappen is het internationaal erkend en kan het document zonder problemen in het buitenland worden gebruikt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Digitaal Notari\u00ebren: Van Papier naar Online<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Traditioneel was notari\u00ebren een face-to-face proces. De notaris en de betrokkene moesten fysiek bij elkaar zijn om de identiteit van de ondertekenaar te verifi\u00ebren en de geldigheid van de documenten goed te keuren. Deze pen-en-papier methode was echter omslachtig en gevoelig voor fouten, met risico\u2019s zoals:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Document- en identiteitsfraude door vervalsing van handtekeningen en ID-kaarten.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Mogelijkheid tot misleiding over iemands identiteit.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Risico op verlies, diefstal of vernietiging van papieren documenten.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Bewijskracht die enkel afhing van papieren documenten en handtekeningen, die betwist konden worden.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Om deze problemen te verhelpen, werd in 2011 in de Amerikaanse staat Virginia <b>Remote Online Notarization (RON) <\/b>wettelijk ingevoerd. Dit innovatieve proces stelde notarissen in staat om documenten op afstand te bekrachtigen via online verificatieprocedures. De wetgeving stelde strikte normen vast voor identiteitscontrole en bescherming tegen manipulatie van het notariszegel.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Met de opkomst van digitale transacties en de groeiende acceptatie van online zakelijke deals en overheidsdiensten, werd RON in steeds meer staten en landen erkend. De coronapandemie versnelde deze ontwikkeling verder, omdat de noodzaak van veilige, op afstand uitgevoerde transacties steeds groter werd. Inmiddels heeft digitaal notari\u00ebren &#8211; inclusief digitaal ondertekenen &#8211; de historische beperkingen van de traditionele inkt-en-papiermethode grotendeels overwonnen en biedt het een effici\u00ebntere, veiligere en toekomstbestendige oplossing voor notari\u00eble diensten.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Data Notarisatie: Vertrouwen in Data en Technologie<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Het vertrouwen in data en technologie speelt een steeds grotere rol in onze economie. Het Internet of Things (IoT) en de opkomst van cloudplatformen leidden niet alleen tot een explosieve groei van data, maar ook wordt data vaker uitgewisseld en gedeeld. Het beheer van de verschillende lagen, systemen en services binnen een dataplatform vormt de complexe essentie voor de kwaliteit, betrouwbaarheid en legitimiteit van data.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Helaas wordt de beveiliging en betrouwbaarheid van data vaak uitsluitend vanuit een preventief perspectief benaderd. Dit betekent dat er vooral wordt nagedacht over het beveiligen van data aan het begin van de data-levenscyclus, terwijl juist in de latere stadia \u2013 wanneer data is gebruikt en\/of gedeeld \u2013 de noodzaak voor betrouwbaarheid en verificatie het grootst is. Immers dan is de data buiten uw eigen systeem-invloed gekomen of moet wellicht achteraf worden onderzocht wat waar misging.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Data notarisatie is een logische stap in de borging van dit proces: het verifi\u00ebren en legaliseren van data voordat deze gedeeld wordt. Dit betekent dat alle betrokken partijen moeten kunnen aantonen dat hun data &#8211; vooraf en potentieel achteraf &#8211; kan worden gecontroleerd en dat deze goedkeuring vervolgens ook formeel is bekrachtigd en vastgelegd. Data notarisatie:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\"><b><\/b>Verifieert de integriteit en authenticiteit van data tussen de bron en de uiteindelijke gebruiker.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\"><b><\/b>Maakt het proces transparant en klaar voor audits vooraf en achteraf.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\"><b><\/b>Biedt fraudebestendige data-uitwisseling zonder de interoperabiliteit in gevaar te brengen.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Door middel van cryptografische technieken en timestamping wordt een onweerlegbaar bewijs van de herkomst en betrouwbaarheid van data geleverd. Dit cre\u00ebert een solide basis voor dataconsumenten, die hierdoor verzekerd zijn van de kwaliteit van de gegevens die ze gebruiken. Hiervoor worden steeds meer op gedistribueerde blockchain gebaseerde methoden gebruikt.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Het Oude Mantra van Kwaliteitsborging<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Kwaliteitsborging is een eeuwenoud principe, maar kreeg in de jaren tachtig een nieuwe impuls door de opkomst van elektronische procesautomatisering en het Japanse kwaliteitsdenken. Een belangrijke methode hierbij is <a href=\"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/kwaliteitsborging-en-digitalisering-in-de-bouw\/#:~:text=We%20noemen%20dat%20ook%20wel,niet%20voldoen%20aan%20alle%20kwaliteitseisen.\">procesgerichte kwaliteitsborging<\/a>, waarbij het realtime proces dusdanig is ingericht dat het geen verkeerde producten c.q. non-kwaliteit k\u00e1n produceren, mits:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Het eerste product in een productiereeks nauwlettend wordt gemeten en gecontroleerd. Als dit product voldoet aan de kwaliteitsnormen, moet worden aangenomen dat de rest van de serie ook goed is. Het proces c.q. de machine kan immers niet anders.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Aan het einde van een productieserie opnieuw een uitgebreide controle plaatsvindt. Als dit product eveneens voldoet, voldoet de gehele productiereeks daar tussen in, aan de in het proces ingestelde kwaliteitsnormen.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Deze op veel plaatsen geaccepteerde kwaliteitsmanagement methode elimineert fouten en zorgt voor een betrouwbare kwaliteitsborging binnen een productieproces. Ook voor dataverwerkingsprocessen kan dit type kwaliteitsborging worden ingebouwd; denk aan de smart-contracts die binnen een blockchain, vaste en onveranderlijke geprogrammeerde stappen uitvoeren en direct eenduidig vastleggen. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Naast de procesborging dient ook de kwaliteit van de input van het proces &#8211; het gebruikte ruwe materiaal of de ruwe data &#8211; geborgd te zijn. Hoe goed een proces ook is ingeregeld, als de input niet de minimale kwaliteit heeft, is de uitkomst van het proces nog steeds niet te vertrouwen. Ingangscontrole is een additionele maar wel aparte schakel van het totale kwaliteitsproces. Hier komt data notarisatie om de hoek kijken.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Data Notarisatie in de B2B-context<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">In mijn eerdere blog <a style=\"color: #000000;\" href=\"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/\">\u2018Data Sharing: Samenwerken in een Digitale Wereld\u2019<\/a> stelde ik al dat vooral transparantie, privacy en controle over <b>eigen data<\/b> cruciaal zijn en maakt de volgende vragen belangrijker dan ooit: Hoeveel inzicht geef je anderen in je bedrijfsdata? Welke afspraken maak je over het gebruik en de bescherming ervan en hoe zorg je ervoor dat alle partijen voldoen aan de wetgeving? En hoe toon je niet alleen vooraf, maar vooral achteraf aan dat alle gedeelde data voortdurend an alle eisen compliance en risk-management voldeed. Nu business-to-business (B2B) data sharing steeds belangrijker wordt, is een goed opgezet data-notari\u00ebringsproces essentieel voor betrouwbare samenwerking.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Data-notari\u00ebring biedt zekerheid over betrouwbaarheid en herkomst van gedeelde gegevens. Daarnaast is het van cruciaal belang om betrouwbare loggegevens te hebben die aantonen wanneer en waar deze data werd aangeboden en\/of gebruikt. Maar ook hoe en wanneer iets mis ging. Deze logbestanden registreren immers ook ongebruikelijke activiteiten, de herkomst van bijvoorbeeld een aanval of de aanwezigheid van onbekende kwetsbaarheden. Dit onderstreept het belang van monitoring en robuust logbeheer als essentieel onderdeel van niet alleen van cybersecurity en fraudepreventie, maar ook van data-notarisatie. En het maakt ook duidelijk dat bij een goed data-notarisatie een <a href=\"https:\/\/www.dutchitchannel.nl\/news\/595565\/digicorp-labs-lanceert-dgmv-blackbox-met-protinus-en-hitachi-vantara\">digitale blackbox<\/a> een must is.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Conclusie<\/b><\/span><br \/>\n<span style=\"color: #000000;\">Of het nu gaat om documenten of data, <b>notarisatie<\/b> blijft een cruciale stap om vertrouwen, authenticiteit en legaliteit voor aangeleverde informatie te garanderen bij data sharingsprocessen zoals het koppelen van data spaces. <strong>Data-notarisatie<\/strong> biedt nieuwe kansen voor een effici\u00ebnte en veilige manier van zakendoen in een steeds meer verbonden wereld.<\/span><\/p>\n<p>Photo by <a href=\"https:\/\/unsplash.com\/@mk__s?utm_content=creditCopyText&amp;utm_medium=referral&amp;utm_source=unsplash\">mk. s<\/a> on <a href=\"https:\/\/unsplash.com\/photos\/a-wax-stamp-on-a-piece-of-paper-KGDVTn9lYDE?utm_content=creditCopyText&amp;utm_medium=referral&amp;utm_source=unsplash\">Unsplash<\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8211; \u00a0 Translated by ChatGPT \u00a0 &#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8211;<\/p>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><b>Notarization and Legalization of Data and Documents<\/b><\/span><\/h2>\n<h5><span style=\"color: #000000;\">Notarization is the process of verifying the facts stated in a document and officially certifying them. This is often a necessary step when you need to use documents (also) abroad. In many cases, these documents must first be notarized before they can be legally shared or used in a legal process. During notarization, a notary verifies the identity of the signer and their authority to sign the document.<\/span><\/h5>\n<p><span style=\"color: #000000;\">The document can then be legalized and (internationally) recognized in two ways:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\"><b>Apostille via the court<\/b> \u2013 A court places an apostille (stamp or sticker) on the document, confirming the authenticity of the signature. The Netherlands is a party to the Apostille Convention, meaning that documents with an apostille are directly valid in all participating countries.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\"><b>Legalization via the Consular Service Center (CDC)<\/b> \u2013 For countries not covered by the Apostille Convention, the document must be legalized through the CDC. This process ensures that the authenticity of the document is recognized by foreign authorities.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">By following these steps, your document is internationally recognized and can be used abroad without issues.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Digital Notarization: From Paper to Online<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Traditionally, notarization was a face-to-face process. The notary and the individual had to be physically present to verify the signer\u2019s identity and approve the validity of the documents. However, this pen-and-paper method was cumbersome and prone to errors, with risks such as:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Document and identity fraud through forgery of signatures and ID cards.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">The possibility of deception regarding someone\u2019s identity.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">The risk of loss, theft, or destruction of paper documents.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Proof relying solely on paper documents and signatures, which could be disputed.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">To address these issues, <b>Remote Online Notarization (RON)<\/b> was legally introduced in 2011 in the U.S. state of Virginia. This innovative process allowed notaries to validate documents remotely through online verification procedures. The legislation set strict standards for identity verification and protection against manipulation of the notary seal.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">With the rise of digital transactions and the increasing acceptance of online business deals and government services, RON has been recognized in more and more states and countries. The COVID-19 pandemic further accelerated this development, as the need for secure, remote transactions grew. Today, digital notarization has largely overcome the historical limitations of the traditional ink-and-paper method, offering a more efficient, secure, and future-proof solution for notarial services.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Data Notarization: Trust in Data and Technology<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Trust in data and technology is playing an increasingly important role in our economy. The Internet of Things (IoT) and the rise of cloud platforms have led to an explosive growth in data. Managing the different layers, systems, and services within a data platform is becoming increasingly complex, while remaining essential for ensuring the quality, reliability, and legitimacy of data.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Unfortunately, data security and reliability are often approached solely from a <b>preventive perspective<\/b>. This means the focus is primarily on securing data at the beginning of its lifecycle, while in the later stages\u2014when data is used and\/or shared\u2014the need for reliability and verification is actually the greatest. After all, at that point, the data has left your direct system control.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Data notarization<\/b> is the next logical step in this process: verifying and legalizing data before it is shared. This means that all involved parties must be able to prove that their data has been verified and that this approval has also been formally certified.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Data notarization:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Verifies the <b>integrity and authenticity<\/b> of data between the source and the final user.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Makes the process <b>transparent and audit-ready<\/b>.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">Provides <b>fraud-proof data exchange<\/b> without compromising interoperability.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Through cryptographic techniques and timestamping, irrefutable proof of the origin and reliability of data is delivered. This creates a solid foundation for data consumers, ensuring them of the quality of the data they use. For this, increasingly more distributed blockchain-based methods are being used.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>The Old Mantra of Quality Assurance<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Quality assurance is an age-old principle but gained new momentum in the 1980s with the rise of process automation and Japanese quality thinking. An important method in this regard is <b>process-oriented quality assurance<\/b>, where:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">The first product in a production series is extensively measured. If it meets quality standards, the rest of the series is assumed to be of the same quality.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">At the end of a production series, another extensive check takes place. If this final product also meets the standards, it is assumed that the entire production meets the quality requirements.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p data-start=\"0\" data-end=\"355\"><span style=\"color: #000000;\">This widely accepted quality management method eliminates errors and ensures reliable quality assurance within a production process. The same type of quality assurance can also be integrated into data processing; consider <strong>smart contracts within a blockchain<\/strong>, which execute fixed and immutable programmed steps and record them unambiguously in real-time.<\/span><\/p>\n<p data-start=\"357\" data-end=\"782\" data-is-last-node=\"\" data-is-only-node=\"\"><span style=\"color: #000000;\">In addition to process assurance, the quality of the input\u2014whether raw materials in production or raw data in data processing\u2014must also be guaranteed. No matter how well a process is structured, if the input does not meet the minimum quality requirements, the outcome remains unreliable. Input validation is an additional but distinct component of the overall quality process. This is where <strong>data notarization<\/strong> comes into play.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Data Notarization in the B2B Context<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">In my earlier blog, <a style=\"color: #000000;\" href=\"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/\">&#8220;Data Sharing: Collaborating in a Digital World,&#8221;<\/a> I already stated that transparency, privacy, and control over one\u2019s own data are crucial. This raises important questions:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #000000;\">How much insight do you give others into your business data?<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">What agreements do you make about its use and protection?<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">How do you ensure that all parties comply with regulations?<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #000000;\">How do you not only prove compliance upfront but also continuously and retrospectively?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #000000;\">As <b>business-to-business (B2B) data sharing<\/b> becomes more critical, a <b>well-structured data notarization process<\/b> is essential for reliable collaboration. A good data notarization process can provide a solution by ensuring the <b>trustworthiness and provenance<\/b> of shared data.<\/span><span style=\"color: #000000;\"><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">A data notarization process ensures the <strong>reliability and origin of shared data<\/strong>. Additionally, it is crucial to have reliable log data that records how and when this data was provided and with whom it was shared. These log files also capture any unusual activities, the origin of potential attacks, and the exploitation of unknown vulnerabilities. This highlights the importance of <strong>robust monitoring and log management<\/strong> as an essential component not only of <strong>cybersecurity and fraud prevention but also of data notarization<\/strong>. Moreover, it makes clear that a <strong>proper data notarization process must include a <a href=\"https:\/\/www.dutchitchannel.nl\/news\/595565\/digicorp-labs-lanceert-dgmv-blackbox-met-protinus-en-hitachi-vantara\">digital black box<\/a>.<\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><b>Conclusion<\/b><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\">Whether it concerns documents or data, <b>notarization remains a crucial step<\/b> in ensuring trust, authenticity, and legality. The shift toward <b>data notarization<\/b> offers new opportunities for an <b>efficient and secure way of doing business<\/b> in an increasingly interconnected world.<\/span><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Notarization is the process of verifying the facts stated in a document and officially certifying them. This is often a necessary step when you need to use documents (also) abroad. In many cases, these documents must first be notarized before they can be legally shared or used in a legal process. During notarization, a notary verifies the identity of the signer and their authority to sign the document.<\/p>","protected":false},"author":3,"featured_media":85382,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[338,340,476,70,75,80],"tags":[128,339,399,483,484,485],"class_list":["post-85379","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-cybersecurity","category-master-data-management","category-data-sharing","category-data-ownership","category-innovation","category-trusted-it","tag-kwaliteitsborging","tag-cybersecurity","tag-trustcenter","tag-datanotarization","tag-notarization","tag-audit"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/hanstimmerman.me\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/mk-s-KGDVTn9lYDE-unsplash-scaled-e1741009807402.jpg?fit=2560%2C1596&ssl=1","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85379","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=85379"}],"version-history":[{"count":21,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85379\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":85407,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85379\/revisions\/85407"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/85382"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=85379"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=85379"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=85379"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}