{"id":85212,"date":"2025-01-04T23:40:55","date_gmt":"2025-01-04T23:40:55","guid":{"rendered":"https:\/\/hanstimmerman.me\/?p=85212"},"modified":"2025-01-05T21:18:03","modified_gmt":"2025-01-05T21:18:03","slug":"informatie-is-een-product","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/informatie-is-een-product\/","title":{"rendered":"Informatie is een product"},"content":{"rendered":"
Wanneer je een boekwinkel binnenloopt, zie je een enorme verzameling informatieproducten. Elk boek is een product vol informatie, bedoeld om te informeren, inspireren of vermaken. Naast de diversiteit aan titels liggen er vaak stapels identieke kopie\u00ebn van hetzelfde boek. Fysieke boeken kunnen immers niet zo eenvoudig worden gedeeld als digitale bestanden.<\/span><\/h5>\n
Dit illustreert het fundamentele verschil tussen fysieke en digitale informatie: digitale informatie kan moeiteloos worden gedeeld en verspreid. Dit brengt voordelen, zoals eenvoudiger toegang en samenwerking, maar ook risico\u2019s. Waar fysieke boeken moeilijk te dupliceren zijn, kan digitale informatie juist ongezien worden gekopieerd of gestolen. Het onderscheid tussen fysiek en digitaal heeft ook invloed op het gebruik en de archivering van informatieproducten. Een fysiek boek in een bibliotheek kan bijvoorbeeld maar door \u00e9\u00e9n persoon tegelijk worden gelezen; anderen moeten wachten tot het is teruggebracht. Bij digitale documenten is dat niet het geval: meerdere mensen kunnen gelijktijdig dezelfde informatie gebruiken.<\/span><\/h5>\n
Aan het einde van de levenscyclus van een fysiek boek blijft er vaak minstens \u00e9\u00e9n exemplaar over in een archief. Voor digitale informatie is archivering complexer: naast het bewaren van de inhoud is het essentieel om de authenticiteit, integriteit en context van de data te waarborgen.<\/span><\/h5>\n

Digitalisering van bestaande informatie<\/b><\/span><\/p>\n

Aan het einde van de vorige eeuw werd duidelijk dat digitale informatie veel eenvoudiger te verspreiden en gezamenlijk te gebruiken is. Aanvankelijk werden fysieke documenten gedigitaliseerd. Papieren documenten werden vertaald in een elektronische vorm die kon worden opgeslagen, verwerkt en gedeeld. Deze digitale representaties waren echter vaak gebaseerd op processen die nog volledig gericht waren op fysieke producten, zoals het ontwerpen, controleren, vrijgeven en archiveren van papieren documenten. Hierdoor werden veel voordelen van een volledig digitaal proces nooit gerealiseerd.<\/span><\/p>\n

Digitaal vanaf de bron<\/b><\/span><\/p>\n

Vooruitstrevende organisaties beseften al snel dat het effici\u00ebnter was om informatieproducten direct digitaal te ontwerpen en beheren. Geen fysieke originelen meer, maar digitale concepten die vanaf de bron gedeeld, besproken en gecontroleerd konden worden. Deze verschuiving maakte informatiebeheer essentieel vanaf het moment van creatie.<\/span><\/p>\n

Dit leidde tot de opkomst van vele systemen voor document- en productdatabeheer. Deze systemen werden ontwikkeld voor specifieke branches en toepassingen, wat resulteerde in een duidelijke scheiding tussen kantooromgevingen (met focus op documentsystemen) en industri\u00eble omgevingen (met focus op productdatabeheer).<\/span><\/p>\n

Informatie is een uniek product naast goederen en diensten<\/b><\/span><\/p>\n

De tijd is gekomen dat documenten – net als informatie – worden behandeld als een uniek product naast goederen en diensten. Een tastbaar of ontastbaar item dat in vele verschillende vormen voorkomt, zoals fysieke documenten, digitale datasets of online diensten. Een informatieproduct bestaat uit een of meer informatie-elementen die zich bevinden in de waardeketen van een organisatie en bestaat uit een verzameling datasets gericht op specifieke gebruiksdoelen. Een product met een eigenaar, een status en een lokatie waar het is opgeslagen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Bij het maken van een fysiek product is er doorgaans meer aandacht voor de levenscyclus dan bij het cre\u00ebren van een informatieproduct. Een fysiek product is ontworpen met een lange gebruiksperiode in gedachten, waarin onderhoud, verbeteringen en reparaties plaatsvinden. Tijdens dit gebruik ontstaat veel waardevolle context-informatie, zoals gebruikerservaringen en aanpassingen. <\/span><\/p>\n

Bij informatieproducten zoals documenten, ligt de nadruk daarentegen vaak op eenmalige creatie. Het document wordt als \u2018af\u2019 beschouwd en direct ingezet. Hierdoor wordt er minder context-informatie rondom het document gemaakt, hoewel die context ten aanzien van het ontstaan wel belangrijk is. Dit leidt ertoe dat aan het einde van de levenscyclus van een document veel cruciale metadata ontbreken, wat archivering bemoeilijkt.<\/span><\/p>\n

Een document als informatieproduct<\/b><\/span><\/p>\n

Om dit probleem te voorkomen, is het essentieel om digitale documenten en berichten als volwaardige informatieproducten te beschouwen. Informatie moet worden behandeld als een uniek product naast goederen en diensten. Dit betekent dat niet alleen de inhoud wordt vastgelegd, maar ook de metadata en context, zoals de reden van ontstaan, de betrokken partijen en de bijbehorende bijlagen (zoals presentaties of video\u2019s).<\/span><\/p>\n

Door deze aanpak te integreren in het documentbeheerproces, kan de ontstaansgeschiedenis worden vastgelegd op het moment dat deze nog beschikbaar is. Dit voorkomt dat waardevolle informatie verloren gaat en maakt het archiveren van documenten effectiever.<\/span><\/p>\n

Archiveren of vernietigen wordt steeds belangrijker<\/b><\/span><\/p>\n

Veel organisaties worstelen met achterstanden in documentarchivering, terwijl regelgeving op dit gebied steeds strenger wordt. Archiveren is echter niet alleen bedoeld om informatie veilig te stellen, maar ook om verouderde of gevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie, tijdig te verwijderen.<\/span><\/p>\n

Door documenten direct bij vrijgave te archiveren en te voorzien van metadata, zoals de reden van ontstaan, de bewaartermijn en eventuele vernietigingseisen, ontstaat een dynamisch en doorzoekbaar archief. Dit archief fungeert als een levende informatiebron die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook strategische waarde biedt voor de organisatie.<\/span><\/p>\n

Informatiebeheer als collectief geheugen<\/b><\/span><\/p>\n

Het digitale geheugen van een organisatie wordt steeds belangrijker, vooral met de opkomst van AI en big data. Organisaties willen hun eigen data steeds uitgebreider en historischer doorzoeken om nieuwe inzichten te verkrijgen. Big data is echter pas bruikbaar als informatie voorzien is van metadata die duidelijk maakt waarom gegevens zijn bewaard of met reden zijn vernietigd.<\/span><\/p>\n

De afgelopen decennia hebben parlementaire enqu\u00eates en internationale tribunalen laten zien hoe moeilijk het kan zijn om informatie uit het verleden te reconstrueren. Vaak ontbreken cruciale digitale documenten, of is de context waarin ze werden gecre\u00eberd onduidelijk. Dit fenomeen, ook wel ‘digitale dementie<\/em>‘ genoemd, benadrukt het belang van bronarchivering. Zonder een solide documentatie – van metadata maar ook van de context – is informatie voor AI-toepassingen al snel onbruikbaar.<\/span><\/p>\n

Bronarchivering: een vereiste bij digitalisering<\/b><\/span><\/p>\n

We hebben geleerd dat digitale informatie vluchtig is. Als documenten of berichten niet vanaf het moment van creatie goed worden vastgelegd en gedocumenteerd, dreigen ze verloren te gaan. Bronarchivering biedt hiervoor de oplossing. Het vastleggen van alle relevante informatie bij de creatie maakt archivering niet alleen eenvoudiger, maar zorgt er ook voor dat wettelijke bewaartermijnen correct worden toegepast. Dit biedt organisaties rust en zekerheid.<\/span><\/p>\n

Een goed ingericht digitaal archief is geen last meer, maar een strategische meerwaarde. Het fungeert als een centrale kennisbron waaruit AI en andere geavanceerde tools waardevolle inzichten kunnen genereren. Zo transformeert het archief in een collectief geheugen, essentieel voor een toekomst waarin data een cruciale rol speelt.<\/span><\/p>\n

Photo by RDNE Stock project<\/a><\/span><\/p>\n

– – – – – – – – – – Translated by ChatGPT – – – – – – – – – – –\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

Information as a Product<\/b><\/span><\/p>\n

When you step into a bookstore, you\u2019re met with an array of information products. Each book is a product brimming with information, designed to inform, inspire, or entertain. Beside the variety of titles, you\u2019ll often find stacks of identical copies of the same book. Unlike digital files, physical books cannot be effortlessly shared or duplicated.<\/span><\/h5>\n
This illustrates a fundamental difference between physical and digital information: digital information can be shared and distributed effortlessly. While this offers advantages such as improved accessibility and collaboration, it also introduces risks. Physical books are difficult to duplicate, but digital information can be copied or stolen undetected. This distinction also affects how information products are used and archived. For instance, a physical book in a library can only be read by one person at a time, whereas digital documents can be accessed by multiple users simultaneously.<\/span><\/h5>\n
At the end of a physical book’s lifecycle, at least one copy typically remains in an archive. Digital archiving, however, is more complex: preserving content also requires safeguarding authenticity, integrity, and context.<\/span><\/h5>\n

Digitizing Existing Information<\/b><\/span><\/p>\n

By the late 20th century, it became evident that digital information was easier to share and collaboratively use. Initially, physical documents were digitized, converting them into electronic data that could be stored, processed, and shared. However, these digital representations often followed processes designed for physical products, such as paper document workflows. Consequently, many benefits of fully digital processes were lost.<\/span><\/p>\n

Born Digital: A Shift in Information Management<\/b><\/span><\/p>\n

Forward-thinking organizations soon realized the efficiency of creating and managing information products directly in digital formats. By eliminating physical originals, they could share, review, and manage information from its inception. This shift gave rise to specialized document and product data management systems tailored to industries and office environments.<\/span><\/p>\n

Information: A Unique Product Beyond Goods and Services<\/b><\/span><\/p>\n

Information is now treated as a standalone product alongside goods and services. This product can take many forms\u2014physical documents, digital datasets, or online services. An information product comprises one or more datasets within an organization\u2019s value chain, designed for specific purposes.<\/span><\/p>\n

Unlike physical products, which are developed with a lifecycle in mind (including maintenance, upgrades, and repairs), information products often emphasize creation. This limited lifecycle perspective can result in crucial metadata being omitted, complicating archival efforts.<\/span><\/p>\n

Documents as Information Products<\/b><\/span><\/p>\n

To address these challenges, digital documents must be viewed as complete information products. This involves documenting not just the content but also metadata and context, such as creation reasons, involved parties, and supplementary materials (e.g., presentations or videos).<\/span><\/p>\n

Archiving and Deletion: Increasingly Vital<\/b><\/span><\/p>\n

Organizations face mounting pressures to archive documents while complying with stricter regulations. Effective archiving involves not only safeguarding information but also timely deletion of outdated or sensitive data, such as personal information. By archiving documents upon release and incorporating metadata, organizations can create dynamic, searchable archives that comply with regulations and offer strategic value.<\/span><\/p>\n

Information Management as a Collective Memory<\/b><\/span><\/p>\n

In the digital age, an organization\u2019s memory is crucial, especially with the rise of AI and big data. These technologies rely on well-documented metadata to extract meaningful insights. Poorly managed archives risk creating “digital dementia,” where valuable historical data becomes unusable.<\/span><\/p>\n

Source Archiving: A Digital Imperative<\/b><\/span><\/p>\n

Digital information is inherently ephemeral. Without proper documentation from its inception, critical data can be lost. Source archiving captures essential context at creation, simplifying compliance with legal retention requirements and transforming archives into strategic assets.<\/span><\/p>\n

A well-organized digital archive becomes more than a repository; it serves as a collective memory and a foundation for leveraging AI and data-driven tools, making it indispensable in a data-centric future.<\/span><\/p>\n

(Photo by RDNE Stock Project)<\/i><\/span><\/p>\n

Summary<\/b><\/span><\/p>\n

This blog explores the evolution of information management in the digital age. Physical information products like books have clear limitations in sharing and accessibility, whereas digital information offers both opportunities and challenges. The shift from digitization to creating information digitally from the outset has spurred innovation in management systems. By treating documents as unique information products, organizations can improve archiving, comply with regulations, and unlock strategic value. Source archiving and robust digital memory systems are essential for leveraging AI and big data effectively in the future.<\/span><\/p>\n

\u00a0\u00a0<\/span><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

This blog explores the evolution of information management in the digital age. Physical information products like books have clear limitations in sharing and accessibility, whereas digital information offers both opportunities and challenges. The shift from digitization to creating information digitally from the outset has spurred innovation in management systems. By treating documents as unique information products, organizations can improve archiving, comply with regulations, and unlock strategic value. Source archiving and robust digital memory systems are essential for leveraging AI and big data effectively in the future.<\/p>","protected":false},"author":3,"featured_media":85214,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[380,194,72,75],"tags":[155,381,416],"class_list":["post-85212","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archiving","category-transformatie","category-digitalisation","category-innovation","tag-archivering","tag-archiving","tag-masteringdata"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/hanstimmerman.me\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/pexels-rdne-7947843-scaled.jpg?fit=2560%2C1707&ssl=1","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85212","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=85212"}],"version-history":[{"count":11,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85212\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":85228,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85212\/revisions\/85228"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/85214"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=85212"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=85212"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hanstimmerman.me\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=85212"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}