Onze op papieren archieven gerichte archiefwet uit 1995 wordt vernieuwd naar een (ook) op digitale archieven gerichte wet. Archiveren is één van de oudste taken van een overheid: publieke informatie duurzaam toegankelijk maken en houden. Goed kúnnen archiveren vraagt vóóraf goed ingericht informatiebeheer: immers de archivaris is als eindgebruiker de laatste schakel in het hele informatieproces. Afgelopen maand is het definitieve wetsvoorstel aangeboden aan de Tweede Kamer. In dit voorstel is naast emails, appjes en beleidstukken ook de archivering van ‘chatberichten’ geregeld. Om te reconstrueren hoe besluiten tot stand zijn gekomen. En de termijn voor archivering is teruggebracht van twintig jaar naar tien jaar.   

Archiveren vraagt goed informatiebeheer. 

Over goed informatiebeheer heb ik vele blogs geschreven, ook over het belang van archiveren onder de titel: ‘ruim je data toch eens op’. De Wet open overheid en de nieuwe archiefwet schrijven voor dat onze overheid informatie duurzaam toegankelijk moet maken en houden. Want burgers, overheden, bedrijven, journalisten en de politiek hebben recht op toegang tot overheidsinformatie. Niet alleen de inhoudelijke informatie zelf, maar ook de achterliggende informatie die nodig was, om besluiten en wetten tot stand te te laten komen. En om dat in onze moderne digitale samenleving, met veel communicatiekanalen goed te doen, is niet eenvoudig.

Iedereen kent nog wel de discussies over het openbaar maken van het chatverkeer dat bewindslieden hadden bij de besluitvorming van verschillende omstreden besluiten. Wat vroeger in brieven werd gecommuniceerd, gaat steeds vaker via veel vluchtiger digitale kanalen zoals emails, sms, Whatsapp, LinkedIn en zelfs Twitter. Veel achterliggende informatie voor beleidsvorming wordt door ambtenaren ook op digitale wijze uitgewisseld. Hierbij is zowel het beheren van de masterdata – het formele brondocument – als alle formele versiewijzingen die ontstaan, een flinke uitdaging. En, belangrijker, dit proces moet vooraf zijn bepaald en ingericht. Immers, goed archiveren is het áchteraf goed kunnen vastleggen van informatie op basis van een vóóraf goed ingericht proces. 

Rol van het Nationaal Archief

Ons Nationaal Archief is de uiteindelijke ‘rustplaats’ van alle informatie die noodzakelijkerwijs moet worden bewaard. Maar niet alleen de bewaarde informatie maar ook de bijbehorende repository, de ‘database van de database’ waar de verwijzingen staan van alle data en informatie die voor het gebruik van belang zijn en waren. Zie mijn eerdere blog: De repository, ‘een rustplaats voor data’. In een tijd van vele sociale media en diverse clouds zijn dat tegenwoordig ook vaak links naar externe omgevingen die ook onderhoud vragen. Het duurzaam toegankelijk houden van al die informatie begint bij een visie over hoe de (toekomstige) processen en systemen van de Rijksoverheid moeten worden ingericht. 

Die visie ontwikkelen, uitdragen en onderhouden is geen vrijblijvende taak. Het is een kerntaak voor elke bestuurder te weten hoe en door wie informatie in zijn of haar verantwoordelijkheidsgebied wordt gecreëerd, uitgewisseld, vastgelegd en uiteindelijk bewaard. Het Nationaal Archief noemt dit ‘archiveren by design’ en heeft daar ook een leuk filmpje over. Eigenlijk niets anders dan normaal informatiemanagement dat begint bij een lange termijn visie en een doorwrochte informatie architectuur. Het is mooi te lezen hoe het National Archief zich op dit gebied als expertisecentrum heeft ontwikkeld. Er zijn zelfs e-learning modules over informatiebeheer zoals ‘de eerste ontmoeting was met architectuur’. 

Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

De nieuwe archiefwet past in het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Samen met het generieke actieplan ‘Open op orde’ dat is ontstaan door het rapport “Ongekend Onrecht’, het ongevraagde advies van de Raad van State over de ministeriële verantwoordelijkheid en de monitoring van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. De afgelopen decennia is het vakgebied documentaire informatieverzorging van een goed georganiseerd papieren proces langzaam veranderd in een (bijna volledig) digitaal proces. DIV-ers zaten vroeger de ambtenaren voortdurend achter de broek om de archieven op orde te brengen en overzichtelijke dossiers te creëren. 

Maar toen digitalisering zijn intrede deed, ging het mis. De gedachte was dat iedereen nu zelf zijn eigen informatiebeheer kon doen met computer, email en centrale opslagmogelijkheden. De budgetten voor ‘georganiseerd’ informatiebeheer krompen en veel DIV-kennis ging verloren. Achteraf een grote fout, die we ook bij andere organisaties hebben zien gebeuren. Daarnaast de vraag of je als ambtenaar werkelijk alles moet bewaren wat je maakt en schrijft. Daarom moet zo’n verplichting vooraf helder en duidelijk zijn beschreven. Actieve deelname in en bijdragen leveren aan een informatie-huishouding is een onderdeel van ieders werk.

Het begint met datasoevereiniteit

Wie is verantwoordelijk voor informatie? Wie is eigenaar of gebruiker? Wie mag data wijzigen of zelfs vernietigen? Beheer en vastlegging van informatie is een generieke activiteit die voor elke applicatie of communicatie geldig en van toepassing is. Vanuit de vliegtuigindustrie heb ik in de jaren tachtig/negentig de (eerste?) digitale transformatie mogen meemaken en actief aan mogen bijdragen. Een transformatie in tien jaar van een volledig papieren proces naar een 100% digitale wereld. Digitale ontwerpen, digitale productie, digitale communicatie en vastlegging. De uitdaging om in de gereguleerde wereld van veiligheid en luchtwaardigheid je informatie digitaal op orde te hebben. Op het moment van aflevering en al de decennia daarna dat een vliegtuig in gebruik en in onderhoud blijft. 

In deze terugblik uit 2023, een toekomstverkenning die ik als ’terugkijkende journalist’ in 2012 schreef: “… ‘Ik denk dat ik je begin te begrijpen’, zei ik. ‘Je bedoelt dat jullie in 2013 beseften dat data en informatie de kern van jullie bedrijf waren, en dat je je toekomst in feite in handen van derden hadden gelegd’. Ze keek me glimlachend aan, ‘Juist, data en daaruit afgeleide informatie, kennis, wijsheid en intelligence, is de kern van een organisatie aansturen, laten functioneren en begrijpen. Toon me uw data en ik zal zeggen wie u bent, zeg ik weleens gekscherend.  …’ Informatie management is niet nieuw, data verantwoordelijkheid ook niet. Zelfs archiveren en digitalisering niet. Toch hebben nog steeds veel organisaties moeite hun data-organisatie op orde te krijgen.

Data zijn net als elektronen: onzichtbaar

Toen ik in 1971 met mijn studie Elektrotechniek begon, vertelde in een van de eerste colleges een hoogleraar over de uitdaging van elektrotechniek. Hij vertelde ons dat we een vak hadden gekozen waarvan we het belangrijkste onderdeel – het elektron – nooit zouden zien. En we met natuurwetten, wiskunde, formules en algoritmes moesten vertrouwen dat die onzichtbare elektronen echt deden wat we dachten, wisten en wilden. Wie dat niet kon, kon beter direct met die studie stoppen. Als je niet met die abstractie kunt omgaan, is het vak niet te leren. 

De studie informatica is onderdeel van de faculteit elektrotechniek en wiskunde. Drie vakken die in de echte wereld overal om ons heen zijn en voor een belangrijk deel ons leven bepalen. Maar helaas voor velen onzichtbaar en dus onbegrijpelijk zijn en blijven. Daarom is het niet alleen moeilijk om elektronen te ‘zien’ en te begrijpen, maar ook data te ‘zien’ en te begrijpen. Een onzichtbare, virtuele, digitale wereld die alom is en op een onzichtbare wijze ons helpt en ondersteunt. De nieuwe archiefwet helpt ons om die onzichtbare wereld van data en informatie voor toekomstige generaties ook goed vast te leggen. Opdat we net als met oude papieren scheepsjournaals, nog eeuwen lang ook onze huidige wereld kunnen terugzien.   

Photo by Pixabay